Юлия Петрова - Секретарское дело. Телефонограмма образец заполнения


Приложение с (справочное)

ФОРМА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование организации Адресат

(предприятия) Должность, инициалы,

Должность, инициалы, фамилия сотрудника,

фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму,

передавшего телефонограмму, № телефона

№ телефона, время передачи

ТЕЛЕФОНОГРАММА

00.00.00 №00

Место составления

Текст телефонограммы (до 50 слов)

Наименование должности лица,

подписавшего телефонограмму Инициалы, фамилия

Образец телефонограммы

Государственный комитет по Директору БелНИИЦДР

архивам и делопроизводству Корневу В.Н.

Республики Беларусь

ТЕЛЕФОНОГРАММА

15.03.2003 г. № 01-15/75

г. Минск

передал начальник орготдела принял ученый секретарь

А.С.Мильто 220 32 15 В.С.Машкевич 268 69 17

15 час. 10 мин.

20.03.2004 г. в 10 часов в Госкомархиве (к.211) состоится совещание, на котором будет обсуждаться проект Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь.

Прошу направить на совещание вашего специалиста.

Заместитель председателя

комитета Подпись М.П.Ольшевский

В дело 1-15

Подпись

16.03.2003г.

Приложение т

(справочное)

ОБРАЗЕЦ РАЗОВОЙ ДОВЕРЕННОСТИ НА ПОЛУЧЕНИЕ

ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

ДОВЕРЕННОСТЬ

15.03.2003 г.

Я, Виноградова Людмила Дмитриевна, доверяю Ивановой Ирине Петровне получить в кассе университета заработную плату, причитающуюся мне за март месяц 2003 года.

Подпись Л.Д.Виноградова

Подпись Виноградовой Л.Д. удостоверяю

Начальник отдела кадров

15.03.2003г. Подпись И.В.Гаврилов

Печать

Приложение У

(справочное)

ОБРАЗЕЦ СЛУЖЕБНОЙ ДОВЕРЕННОСТИ

Республика Беларусь

Открытое акционерное общество

“ЦУМ Минск”

Пр-т Ф.Скарыны

Р/с 005745 в АКБ

Тел.227-31-95

Факс (05) 227-31-95

ДОВЕРЕННОСТЬ

20.03.2003 г. № 17

г.Минск

Выдана экспедитору Шумскому Василию Ивановичу, паспорт серии … №…., выдан 00.00.00 г. Первомайским РОВД г. Минска, на получение от производственного объединения “ Луч” товарно-материальных ценностей по наряду № 35 от 10.03.2004г.

Перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Образец подписи лица, получившего доверенность № 17 (подпись)

Доверенность действительна до 20.04.2004г.

Директор Подпись П.А.Козин

Главный бухгалтер Подпись С.В.Веселова

Печать

Приложение ф

(справочное)

ОБРАЗЕЦ ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА

АО « СТАРТ» Директору

115218, г. Москва Выставочного Центра

ул. Новая, 28 «Экспо-Бизнес»

тел.__________________ г-ну Страхову Ю.В.

факс_________________ 110020, г. Москва

р/счет________________ ул. Вострякова, 118

15.03.03г. № 25/08-15

На № ______ от ________

Об участии в выставке

Уважаемый Виктор Сергеевич!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в № 5 « Экономической газеты» от 10.03.03г., направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

Приложение: на 3л. в 2 экз.

Директор предприятия Подпись О.Н.Некрасов

Петров 181 07 09

Приложение Х

(справочное)

ОБРАЗЕЦ ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА

Выставочный Центр Директору АО «Старт»

«Экспо - Бизнес» г-ну Некрасову О.Н.

110020, г. Москва, 115218, г. Москва

ул. Вострякова, 118 ул. Новая, 28

тел.___________________

факс__________________

р/счет_________________

20.03.2003г. № 63/17-07

На № 25/08-15 от 15.03.2003г.

О рассмотрении заявки

на участие в выставке

Уважаемый г-н Некрасов О.Н.!

Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного Центра рассмотрена советом и принята к исполнению.

Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо командировать в ВЦ «Экспо-Бизнес» не позднее 10.04.03г. сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке Вашего предприятия.

С уважением

Директор Центра Подпись Ю.В.Страхов

Васильева 215 11 30

В дело 08-15

Подпись исполнителя Дата АО « СТАРТ»

02.04.03г.

№ 48/08-15

studfiles.net

Телефонограмма ответ образец | autostrahovka24.ru

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11). При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Телефонограмма

В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например: Передал — секретарь И.О.Петрова Тел. 924 19 35 Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова «Передал» от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами. Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема — передачи (в часах и минутах). Например: Принял. — Инспектор канцелярии С.О.Лобова Тел. 923 28 22 11 час. 10 мин.Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации. Какую информацию можно передать телефонограммой? Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:

  • Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия.

Телефонограмма (образец заполнения)

Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм. Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации. В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи. При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным. Реквизит «адресат» оформляется в правом верхнем углу листа бумаги.

Важно

При приеме телефонограммы необходимо записать; — название фирмы и номер ее телефона; — текст телефонограммы; — должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего; — дату и время приема. Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй — хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра. В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором.

Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.

Телефонограмма: пережиток или реальность?

Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом). Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением. Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля.

/ типовые документы / телефонограмма

Внимание

Заместитель руководителя Л.В.Ковалев Оргкомитет «Возрождение» ТЕЛЕФОНОГРАММА 05.04.98 Директору ОАО «Логос» Смирнову И.В. т. 144.28-17 Совещание «Круглый стол «Возрождение» переносится в гостиницу «Славянская» (конференц-зал). Дата проведения 12.04. 98. Регистрация участников в 12.ОО. Председатель оргкомитетаПодпись А.Л. Глебов Передал: Референт И.С.

Рогозин 05.04.98 Принял: Секретарь А.Р. Устинова Рис. 15. Телефонограмма При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил: — текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов; — после составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия; — передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре; — во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т.

Not found

К данной категории относится уведомление о месте и времени судебного заседания, предусмотренное процессуальными нормами.

  • Запросы на срочное предоставление сведений, отчетности и прочее.
  • Приглашения на мероприятия: совещания, конференции, методические объединения и прочее.
  • Просьбы и предложения делегировать представителей организации в командировки, на выездную работу.
  • Краткие отчеты, результаты исследований, опросов и прочее.

Как отправить телефонограмму? Как правильно отправить уведомление телефонограммой? Подготовка и передача сведений таким способом включает в себя следующие этапы:

  • Подготовка черновика. Потребуется составить текст будущего телефонного сообщения.

Телефонограмма – это что такое?

Отметим, что телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение крайне важно оформить документально. Отметим, что телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Пример оформления входящей телефонограммы Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве данных документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.Договор на оказание услуг, аутстаффинга, аутсорсинга

  • Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
  • Договор передачи, отчуждения
  • Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
  • Договор поручения, договор поручительства
  • Договор поставки, контрактации
  • Договор проката: бытового, строительного
  • Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
  • Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
  • Договор страхования, перестрахования
  • Трудовой договор с работником
  • Договор уступки прав и перевода долга
  • Ученический договор с работником
  • Учредительный договор, договор о совместной деятельности
  • Договор хранения, материальной ответственности
  • Прочие договоры

Договоры по тегам Цитата на века Одно и то же слово и совет На пользу мудрецу, глупцу во вред.

autostrahovka24.ru

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ С РЕКВИЗИТАМИ

Приложение No. 13к п. 6.4.5 Инструкции поделопроизводству в федеральномгорном и промышленном надзореРоссии (Госгортехнадзоре России)ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫТиповой формуляр телефонограммы---------------------------------------------------------------------¬¦ Наименование учреждения - автора Адресат ¦¦ Должность, Должность, ¦¦ инициалы и фамилия лица, Инициалы и фамилия лица, ¦¦ передавшего телефонограмму, принявшего телефонограмму, ¦¦ номер его телефона номер его телефона, ¦¦ время приема телефонограммы ¦¦ ¦¦ТЕЛЕФОНОГРАММА ¦¦дата No. _____ ¦¦место создания ¦¦ ¦¦ Текст телефонограммы (не более 50 слов) ¦¦ ¦¦Должность лица, подписавшего телефонограмму, или ¦¦от имени которого телефонограмма передается ¦¦Подпись ¦L---------------------------------------------------------------------Например:---------------------------------------------------------------------¬¦Управление пассажирского Руководителям служб ¦¦транспорта движения ¦¦Передала секретарь А.И. Петрова, Приняла секретарь ¦¦тел. 432 12 12 И.П. Иванова, ¦¦ тел. 422 03 15 ¦¦ 18 ч 20 мин. ¦¦ ¦¦ТЕЛЕФОНОГРАММА ¦¦15.06.2001 Nо. 25 ¦¦Москва ¦¦ ¦¦ 19 июня с 13 до 16 ч будет снято напряжение в контактной ¦¦сети трамваев маршрутов 2 и 5. Заблаговременно известите ¦¦пассажиров по линии названных маршрутов и организуйте по ним ¦¦движение других видов транспорта. ¦¦ ¦¦Зам. начальника городского управления ¦¦пассажирского транспорта М.В. Мухмедов ¦L---------------------------------------------------------------------

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ (ДОКЛАДНОЙ) ЗАПИСКИ О ПРОЕКТЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ  »
Типовые бланки, договоры »

Читайте также

Популярные документы

www.lawmix.ru

Приложение с (справочное)

ФОРМА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование организации Адресат

(предприятия) Должность, инициалы,

Должность, инициалы, фамилия сотрудника,

фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму,

передавшего телефонограмму, № телефона

№ телефона, время передачи

ТЕЛЕФОНОГРАММА

00.00.00 №00

Место составления

Текст телефонограммы (до 50 слов)

Наименование должности лица,

подписавшего телефонограмму Инициалы, фамилия

Образец телефонограммы

Государственный комитет по Директору БелНИИЦДР

архивам и делопроизводству Корневу В.Н.

Республики Беларусь

ТЕЛЕФОНОГРАММА

15.03.2003 г. № 01-15/75

г. Минск

передал начальник орготдела принял ученый секретарь

А.С.Мильто 220 32 15 В.С.Машкевич 268 69 17

15 час. 10 мин.

20.03.2004 г. в 10 часов в Госкомархиве (к.211) состоится совещание, на котором будет обсуждаться проект Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь.

Прошу направить на совещание вашего специалиста.

Заместитель председателя

комитета Подпись М.П.Ольшевский

В дело 1-15

Подпись

16.03.2003г.

Приложение т

(справочное)

ОБРАЗЕЦ РАЗОВОЙ ДОВЕРЕННОСТИ НА ПОЛУЧЕНИЕ

ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

ДОВЕРЕННОСТЬ

15.03.2003 г.

Я, Виноградова Людмила Дмитриевна, доверяю Ивановой Ирине Петровне получить в кассе университета заработную плату, причитающуюся мне за март месяц 2003 года.

Подпись Л.Д.Виноградова

Подпись Виноградовой Л.Д. удостоверяю

Начальник отдела кадров

15.03.2003г. Подпись И.В.Гаврилов

Печать

Приложение У

(справочное)

ОБРАЗЕЦ СЛУЖЕБНОЙ ДОВЕРЕННОСТИ

Республика Беларусь

Открытое акционерное общество

“ЦУМ Минск”

Пр-т Ф.Скарыны

Р/с 005745 в АКБ

Тел.227-31-95

Факс (05) 227-31-95

ДОВЕРЕННОСТЬ

20.03.2003 г. № 17

г.Минск

Выдана экспедитору Шумскому Василию Ивановичу, паспорт серии … №…., выдан 00.00.00 г. Первомайским РОВД г. Минска, на получение от производственного объединения “ Луч” товарно-материальных ценностей по наряду № 35 от 10.03.2004г.

Перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Образец подписи лица, получившего доверенность № 17 (подпись)

Доверенность действительна до 20.04.2004г.

Директор Подпись П.А.Козин

Главный бухгалтер Подпись С.В.Веселова

Печать

Приложение ф

(справочное)

ОБРАЗЕЦ ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА

АО « СТАРТ» Директору

115218, г. Москва Выставочного Центра

ул. Новая, 28 «Экспо-Бизнес»

тел.__________________ г-ну Страхову Ю.В.

факс_________________ 110020, г. Москва

р/счет________________ ул. Вострякова, 118

15.03.03г. № 25/08-15

На № ______ от ________

Об участии в выставке

Уважаемый Виктор Сергеевич!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в № 5 « Экономической газеты» от 10.03.03г., направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

Приложение: на 3л. в 2 экз.

Директор предприятия Подпись О.Н.Некрасов

Петров 181 07 09

Приложение Х

(справочное)

ОБРАЗЕЦ ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА

Выставочный Центр Директору АО «Старт»

«Экспо - Бизнес» г-ну Некрасову О.Н.

110020, г. Москва, 115218, г. Москва

ул. Вострякова, 118 ул. Новая, 28

тел.___________________

факс__________________

р/счет_________________

20.03.2003г. № 63/17-07

На № 25/08-15 от 15.03.2003г.

О рассмотрении заявки

на участие в выставке

Уважаемый г-н Некрасов О.Н.!

Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного Центра рассмотрена советом и принята к исполнению.

Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо командировать в ВЦ «Экспо-Бизнес» не позднее 10.04.03г. сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке Вашего предприятия.

С уважением

Директор Центра Подпись Ю.В.Страхов

Васильева 215 11 30

В дело 08-15

Подпись исполнителя Дата АО « СТАРТ»

02.04.03г.

№ 48/08-15

studfiles.net

Юлия Петрова - Секретарское дело

Автор от руки заполняет такую открытку или допечатывает недостающий текст.

Бизнес-кард – разновидность корпоративной визитной карточки. Выполняет коммуникативную и представительскую функцию, служит для передачи информации исключительно делового (служебного) характера. Пересылается в конверте.

Бизнес-кард можно заполнять от руки или оформлять машинным способом. Из-за ограниченности бумажного пространства некоторые реквизиты, например, указание должности автора, можно опустить.

Блиц-ответ – краткий письменный ответ, высылаемый сразу же после прочтения письма, может оформляться от руки, как, например, резолюция, но написанная на отдельном листе бумаги.

5.2. Телеграммы

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках либо на обычно листе бумаги и печатаются на одной стороне листа через два межстрочных интервала прописными буквами.

Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

Данные, которые не передаются по телеграфу (почтовый адрес отправителя, подпись, дата), печатаются обычным способом под чертой, отделяющей их от текста. Если предприятие имеет условный телетайпный адрес, например "ТРАКТ", то вместо адреса указываются условные обозначения.

Текст телеграммы составляется без предлогов, союзов и знаков препинания, без переноса слов и не должен заканчиваться цифрами. Допускается обозначать значки препинания условными сокращениями:

ТЧК – точка.

ЗПТ – запятая.

ДВТ – двоеточие.

КВЧ – кавычки.

Слово "номер" также обозначается условно – НР.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Если при подписании телеграммы в нее были внесены исправления, то они заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направляемые нескольким адресатам, подписываются в одном экземпляре, на котором указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Международные телеграммы имеют некоторые отличия. Текст международной телеграммы печатается через два межстрочных интервала прописными буквами без красной строки, абзацев, переносов и исправлений.

Адрес международной телеграммы включает отметку о категории телеграммы, наименование адресата, наименование страны или пункта назначения.

В левом нижнем углу указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.

Основные требования к тексту телеграммы – краткость и ясность изложения.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью.

Пример телеграммы

МОСКВА "КОНСАЛТ ПАРТНЕР"

ПРОШУ ПРИСЛАТЬ 14 НОЯБРЯ 2005 ПРОГРАММУ ОБУЧАЮЩЕГО СЕМИНАРА ТЧК

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ЗАО "БИЗНЕСКОНСАЛТ" ПЕЧАТЬ ПОДПИСЬ А.П.ИГНАТЬЕВ

__________________

ул. Советская, д.15, Москва, 125145

5.3. Телефонограммы

Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам, который передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются при необходимости срочного оповещения о деловых встречах, совещаниях и т. п. и особенно о каких-либо изменениях в ранее запланированных мероприятиях.

Телефонограмма должна иметь следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дату, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи, указание должностей и фамилий (либо только фамилий) должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму, номера телефонов организаций, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограммы составляются на специальных бланках либо на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре.

Телефонограммы подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем.

Текст телефонограммы должен быть лаконичным (не более 50 слов), четким, с акцентом на конкретные факты, даты, время и место.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается список учреждений-адресатов с номерами телефонов.

Образец телефонограммы

5.4. Факсимильные сообщения

Факсимильные сообщения – копия документа на бумажном носителе, получаемая по каналам факсимильной связи.

По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе "адресат".

В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.

Пример факсимильного сообщения

14.11.2005 №_61

На №________от_________

О согласовании проведения запланированной встречи

Уважаемая Оксана Анатольевна!

Хотим напомнить Вам о намеченной нами встрече по проведению обучающего семинара-тренинга, который должен состояться 16 ноября 2005 г.

Мы надеемся, что Вы не изменили свои планы и встреча состоится.

Факс, отправляемый иностранному партнеру, имеет определенные особенности:

1) иначе оформляется адресная часть;

2) номер факса, сведения о получателе и отправителе, дата отправления и количество страниц составляют единый блок;

3) указывается вид документа – "Fax-message".

5.5. Пресс-релизы

Появление пресс-релизов, как правило, сопровождает разного рода юбилейные даты, выходящие из общего ряда событий на фирме, научные открытия, благотворительные акции, осуществляемые компанией, другие заслуживающие внимания широкой публики мероприятия. В рыночных условиях данный жанр становится одним из ведущих в плане формирования имиджа фирмы, продвижения на рынке ее продукции, достойного противостояния в конкурентной борьбе. В западных корпорациях работа с пресс-релизами входит в сферу деятельности службы Public Relations и находится в ведении наиболее опытных, хорошо подготовленных специалистов. Крупные компании, широко используя данный жанр в своих целях, нередко для составления эксклюзивных пресс-релизов привлекают маститых "акул пера" со стороны, предусматривая в своем бюджете для этих целей значительные суммы.

Пресс-релиз – это краткое, актуальное, социально значимое письменное сообщение для средств массовой информации (СМИ) от имени руководства предприятия (организации, учреждения).

Значимость пресс-релиза как делового документа еще более возрастает в свете его многофункциональности. В этой связи функциональное назначение пресс-релиза можно определить следующим образом:

1) привлечение внимания потенциальной общественной аудитории к событиям и фактам, описываемым в его содержании;

2) побуждение потенциальной общественной аудитории к поиску дополнительной информации о предприятии, его деятельности, продукции и т. п.;

3) разработка (на основе содержащейся в документе информации) других информационных материалов;

4) расширение потенциальной общественной аудитории, проявляющей здоровый интерес к предприятию;

5) повышение роста осведомленности потенциальной общественной аудитории и на этой основе – обеспечение более позитивного отношения к предприятию.

Помните!

1. Пользуйтесь специальным бланком, предназначенным для пресс-релизов. Если у вас его нет, не забудьте указать в верхней части страницы: "пресс-релиз".

2. Постарайтесь ограничиться объемом в одну страницу формата А4. Если же объем пресс-релиза большой, то вам следует пронумеровать каждую страницу.

3. Всегда проставляйте дату на пресс-релизе, проконтролируйте, чтобы его заголовок был броским!

4. Абзацы должны быть короткими. В первом абзаце должно быть выражено основное содержание в одном или двух предложениях.

5. Печатайте с двойным интервалом, оставляя широкие поля с двух сторон.

6. Пометьте конец текста словом "конец", а затем добавьте имя человека, с которым можно связаться, и его контактный телефон.

profilib.org