Примеры и рекомендации удобных инструкций. Составить инструкцию


Как составить производственную инструкцию - algoritmist.ru

Идея составления инструкции начинается с понимания того, что хорошая инструкция – это вид алгоритма, предназначенный для людей как исполнителей алгоритма. Между исполнительным механизмом и человеком есть разница: механизму уже определен объект воздействия, а человеку еще надо пояснить что, где и зачем находится, иначе он, как неподготовленный исполнитель, и нужную задвижку будет не там где нужно искать. И вообще, для человека сначала нужно подготовить базу знаний в его голове прежде, чем он сможет выполнять действия по инструкции или алгоритму. Эти вопросы обыгрываются в разделе в методологическом плане и на конкретных примерах инструкций.

 

Дальнейший текст статьи подготовлен с использованием материалов:

 

http://www.kakprosto.ru/kak-78271-kak-sostavit-proizvodstvennuyu-instrukciyu

 

Чтобы составить производственную инструкцию, нужно подробно изучить и описать производственные или технологические процессы. Она может описывать и физические, химические явления, правила эксплуатации оборудования или регулировочные работы. На составителе инструкции лежит большая ответственность и ему требуется детально вникнуть в производственный процесс.

 

Составитель инструкции должен четко представлять: для кого она; что представляет собой исполнитель; какие сведения нужно ему дать, чтобы он мог выполнить свою роль.

 

С точки зрения алгоритмиста, при составлении инструкций нужно выделить и обозначить: объекты, включая людей; состояние объектов, включая базу знаний людей; средства воздействия на состояние, включая подготовку базы знаний людей; действия объектов, например людей, и действия над объектами, например над арматурой.

 

Инструкция

 

1. Составьте вводную часть производственной инструкции. Здесь отразите область распространения и назначение документа, использованную техническую литературу. Инструкцию следует составлять с учетом требований правил, инструкций и паспортов предприятий-изготовителей котлов и вспомогательного оборудования, ведомственных нормативно-технических документов.

 

Инструкция должны содержать: сообщение о назначении инструкций и перечень должностей работников, для которых знание инструкций обязательно.

 

С точки зрения алгоритмиста, нужно определить требования к исходному состоянию объектов и исполнителей (закончены подготовительные работы, подготовлен персонал), а также средства достижения и поддержки состояния, обеспечивающего алгоритмическое функционирование технических объектов и исполнителей/персонала. Подготовительные работы, профилактика, ремонты, обучение, включая изучение составленной инструкции, ТБ и т.д., и т.п.

 

2. Отразите требования к безопасности труда в основной части документа, перед описанием работы или после него в зависимости от требований или пожеланий Заказчика. Здесь можно указывать ссылки на имеющиеся инструкции по охране труда, санитарные нормы и правила, или составлять текст конкретных требований. Здесь же указывайте применяемые средства индивидуальной защиты, требования безопасности к комплектующим деталям, сборочным единицам и материалам.

 

3. Опишите технологическую последовательность выполнения действий, операций. Процессы описывайте простыми фразами, обозначающими действие над объектом, сопровождая указанием параметров (если нужно). Запишите информацию о требуемом технологическом режиме, т.е. параметрах температуры, давления, мощности и др., требуемых при выполнении операции.

 

4. Укажите, какое оборудование задействовано в технологическом процессе. Наименования приспособлений, инструментов и средств измерения указывайте в соответствии с технологической документацией на них. Приписывая инструментам и приспособлениям буквенный код, вы можете сократить текст описания операций.

 

5. Описание эксплуатации оборудования составьте в виде перечня или последовательности действий персонала, его обслуживающего. Здесь могут быть пункты об обязанностях персонала во время подготовки оборудования к работе, во время его работы, поломки и аварийных ситуаций, а также по завершению работы на оборудовании. Кроме того, обязательно прописывается ответственность персонала при обслуживании механизмов и работе на них.

 

6. Инструкция должна содержать перечень и описание систем управления, автоматизации, измерений, сигнализации;

 

описание операций по пуску и включению в работу оборудования, по обслуживанию оборудования во время эксплуатации, при остановке оборудования и мероприятий в период плановых ремонтов;

 

перечень возможных неисправностей оборудования и мероприятий по ликвидации неисправностей.

 

7. В инструкции или в прилагаемой к ней режимной карте должны быть указаны нормальные и предельно допустимые параметры работы установки и отдельных аппаратов (количество и производительность аппаратов, температура, расходы реагентов и воды, условия выполнения отдельных технологических операций).

 

8. Большой текст разбейте на разделы и подразделы. Пункты и подпункты пронумеруйте. Приводите таблицы или графические иллюстрации, если они необходимы.

 

9. На первом листе инструкции укажите ее наименование (вверху), отрасль, к которой относится производство. Ниже справа должна быть подпись об утверждении инструкции, должность и дата утверждающего. Далее расположите основной текст инструкции, который, если нужно, переносите на последующие страницы. Справа и внизу, в отдельном поле укажите состав ее исполнителей и фамилию, имя разработчика и контроллера.

 

Смежные темы:

О составлении инструкций

Замечания по составлению инструкций и программ ПНР - переписка

Объекты и действия в процессе алгоритмизации

 

algoritmist.ru

Как правильно составить инструкцию?

#1

Заголовок инструкции (если это, конечно, не инструкция по эксплуатации холодильника) должен быть эффектным - он должен притягивать читателя, заинтересовав его. Лучше придумать заголовок, когда весь текст уже написан.

#2

Набросайте план своей инструкции, чтобы логично выстраивать ее.

#3

Длинный документ читать утомительно и неудобно, в нем трудно ориентироваться. Чем больше объем, тем больше в тексте повторов и двусмысленностей. Краткость и ясность – вот правила, которыми вы должны руководствоваться. Короткие слова, простые предложения: читатель должен сосредоточиться, а не рассеивать внимание на лишние «украшательства».

#4

Не забывайте, что вы пишите инструкцию для живого человека. Представьте, что ваш читатель – обычный подросток. Вы должны «провести» их через дебри инструкций: четко разъясняйте, что и как они должны делать на каждом конкретном этапе. Никогда не пропускайте пункты, это приведет к недопониманию и будущим ошибками и просчетам.

#5

Каждый абзац – это призыв к действию, поэтому нужно использовать глаголы в повелительном наклонении (достаньте, возьмите, присоедините и т.п.). Избегайте вопросов и различных отступлений.

#6

Указывайте самые простые и понятные действия («нажмите выключатель»), их возможные результаты («лампочка потухнет»).

#7

Каждый следующий шаг вашей инструкции должен зависеть от результата предыдущего («лампочка потухнет» – «если лампочка не потухла…»).

#8

Не пренебрегайте наглядностью: схемы и рисунки притягивают внимание и зачастую смогут объяснить все, что нужно, лучше всяких слов.

#9

Обязательно приводите примеры, именно с помощью них люди лучше усваивают материал.

#10

Как можно чаще разбивайте текст на абзацы. Сплошной текст читать неудобно.

#11

Используйте шрифтовые выделения, делая акцент на важнейших пунктах и словах инструкции.

#12

Используйте списки, поскольку перечисление смотрится гораздо выгоднее.

#13

Эффективны в усвоении материала многоуровневые заголовки - логическая структура текста подобным образом усваивается лучше.

#14

Если это необходимо, разместите в конце инструкции краткий перечень основных моментов, которые, на ваш взгляд, являются основными. Другим вариантом может стать написание заключительных слов, передающих основную мысль статьи.

#15

Будьте точны и логичны – и тысячи людей будут вам благодарны!

uznay-kak.ru

Как написать инструкцию для сотрудников?

Когда директор или топ-менеджер завязывает все процессы на себе, это не хорошо ни для него, ни для бизнеса. Сегодня мы расскажем о важном аспекте менеджмента – делегировании, и научимся писать понятные, доходчивые инструкции для сотрудников.

Есть такая поговорка, к которой многие любят апеллировать: «Хочешь сделать хорошо, сделай сам». Я к ней отношусь с определенной иронией, потому что те, кто так говорит, вряд ли имеют представление о мире бизнеса в целом.

В этом выражении есть доля логики, но оно не раскрывает проблемы собственника – проблемы объемов и масштаба. Я говорю сейчас об увеличении количества проектов и об объемах и сложности каждого отдельного проекта.

Нести все на себе – это утопия в силу ограниченности ресурса отдельного человека. Поэтому делегирование – это ключевой навык для любого топ-менеджера, очень важно его в себе взрастить и довести до совершенства.

По поводу делегирования у многих возникают заблуждения, из-за которых кажется, что оно бесполезно и совсем не помогает. Вот основные из них:

  • Если я буду делегировать, то все должно быть сделано само по себе – я плачу за это деньги, остальное не моя головная боль.

Это не так. Что-то будет выполнено, но не так, как вы хотели. Прежде чем кому-то что-то делегировать, нужно научить человека, что и как он должен сделать.

  • Раз я делегирую, то час времени, которое я тратил на это действие, теперь будет свободен. Тоже неправда, потому что специалиста, которому вы что-то делегировали, нужно контролировать: что он сделал, правильно ли он сделал и нужна ли доработка.Будьте готовы к тому, что 30-50% освободившегося времени вы потратите на контроль и отчетность: сделал ли сотрудник все по процессу и какие у него возникли вопросы.

 

  • Если я буду делегировать, то придется постоянно переделывать.

Это миф, хотя он и похож на правду. Если вы создали четкий процесс, прописали его в инструкциях и чек-листах, то ничего переделывать не понадобится. Сотрудник, которому вы делегируете, должен следовать процессу и делать ровно столько и ровно то, что нужно вам.

Из всего вышесказанного очевидно, что успех делегирования напрямую зависит от того, как вы напишете инструкции для сотрудников. Что нужно для написания инструкции?

1 — Инструкции должны быть простыми

Представьте, что вы пишете не руководство по созданию ядерной ракеты, а самый простой рецепт, как сварить чечевичный суп. Какие нужно взять ингредиенты, в каком количестве и какой последовательности добавить. Именно такой должна быть ваша инструкция.

2 — Делим инструкцию на две части

Левая сторона страницы должна содержать ключевые пункты, по которым человек выполняет процесс и отмечает сделанное. Это такой базовый чек-лист. С правой стороны – более детальное описание чек-листа, что конкретно нужно сделать в той или иной ситуации.

Возьмём, для примера, лист и разделим его на левую и правую стороны.

На левой стороне вы пишете ключевые пункты, например:

  • зайти на сайт,
  • нажать кнопку,
  • загрузить статью,
  • проверить seo,
  • проверить картинки,
  • кликнуть «опубликовать», то есть какие-то ключевые действия, которые человек должен сделать.

С правой стороны даете более детальную информацию к каждому пункту левого столбца. Например, если с левой стороны первый пункт гласит: «зайти на сайт», то с правой должно быть детальное описание как это сделать:

  • ввести свой логин-пароль,
  • кликнуть кнопку «войти»,
  • войти в раздел «записи»,
  • выбрать «новая запись», и так далее

 

3 — Ограничения при написании инструкций

Есть важные ограничения, которые нужно учитывать:

  • инструкция по объему не должна быть больше альбомной страницы
  • в левой колонке не должно быть больше десяти пунктов.

Следуйте этим рекомендациям, и ваши инструкции заработают, люди начнут ими пользоваться. Сотрудники будут четко видеть, что от них требуется и как это выполнять.

Когда человек только учится, он использует все пункты в правой колонке. Со временем, когда он уже долго работает, хорошо знает процесс и сроки, то использует только левую колонку в качестве чек-листа для тех или иных действий.

Какие ошибки возникают при написании инструкций для делегирования?

В правой колонке много лишней информации

Приведу простой пример. Допустим, вы описываете пункт, как зайти на сайт. Вы пишете: введите в верхнее поле логин, в нижнее — пароль, нажмите синенькую кнопочку «войти», подождите пять секунд, пока загрузится экран…

Все это не важная и не нужная информация. Не забывайте, что вы работаете с людьми, у которых есть интеллект, вы наняли их потому, что они умеют думать. Так что не нужно расписывать настолько досконально. Помните правило: не больше одной страницы.

Детализированные действия попадают в чек-лист

Чек-лист должен нести в себе смысловую ценность, каждый его пункт должен быть выполнен. Но иногда в него попадают детали, которым место в правой колонке,  к левому столбцу они никак не относятся. Вы берете ключевое действие, пишете к нему описание и вставляете описание в чек-лист – это неправильно. Помните, в левом столбце мы прописываем только ключевые действия.

Решения не дублируются

Это вопрос разделения функций. Вы делегируете что-то одному человеку, ему тяжело, дело не идет, он сливается. Хотя этот момент нужно было предусмотреть и взять двух исполнителей на похожие задачи: если один ушел, другой продолжает работать.

Другой вопрос, как это сделать?Самый простой совет — выберите пять-шесть потенциальных исполнителей и дайте им тестовое задание. Вы проверите их скорость, правильно ли они понимают инструкции и качество исполнения. В результате теста у вас останется два хороших исполнителя, которым смело можно делегировать обязанности.

Инструкции нужны для того, чтобы ускорить бизнес-процесс. Любой проект имеет начало и конец. Его нужно разделять на части, и над каждой из частей должна одновременно работать команда. При этом желательно, чтобы они друг от друга не зависели. Когда вы работаете в команде и даете разным сотрудникам конкретные инструкции, вы ускоряете работу в несколько раз.

Да, вы все равно будете отдавать какое-то количество времени на контроль, но в остальном на вас больше ничего не будет завязано. Уехали вы или заняты, процесс будет идти своим чередом, он не остановится – и это очень важно.

Поэтому пишите инструкции, разбивайте проект на процессы, задачи и делегируйте эти задачи. Вы увидите, как быстро начнет ваш бизнес расти. А если хотите знать, что еще мешает здоровому развитию бизнеса, следите за нашими обновлениями. В одной из следующих статей мы расскажем, почему бизнес «умирает» меньше, чем за год.

 

С уважением,

Ален Кокумбаев

salesexpert.kz

Как правильно составить инструкцию. Как правильно составить. Kak-Delat-Pravilno.ru

Как правильно составить должностную инструкцию?

Что такое должностная инструкция?Должностная инструкция — документ, регламентирующий обязанности и полномочия сотрудника.Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения, либо отдела и распределяет обязанности и нагрузку между сотрудниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров. Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности, и определение списка обязанностей сотрудника. Должностная инструкция информирует сотрудника о его обязанностях, о внутренних правилах предприятия, критерии оценки результатов труда, ориентиры для повышения квалификации. Является основой оценки результатов трудовой деятельности сотрудника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем перемещении (повышении, увольнении, зачислении в разряд руководящих должностей, направлении на дополнительное обучение и т. п.). Содержит информацию для проведения отбора работников при найме (собеседовании), оценке уровня соответствия кандидатов вакантной должности.Из каких основных разделов состоит должностная инструкция?Общие положение, оговаривает взаимоотношения и структуру подчиненности;Квалификационные требования, раздел, который отражает необходимый опыт, образование, знания;Регламентация деятельности отражает правовые документы, которые регулируют опрделенный вид деятельности, согласно законодательству;Должностные обязанности оговаривают ряд мероприятий и действий, которые должен выполнять сотрудник, и каких документов и данных придерживаться в процессе своей деятельности.Права и ответственность работников, условия работы и оплаты труда. Приведем пример: должностная инструкция менеджера по продажам.

Автор: Быкова Светлана. Источник: Бизнес форум Katsyt

Комментарии к статье
Добавить комментарий

У вас нет полномочий комментировать. Авторизуйтесь для получения доступа.

Читайте также в нашем каталоге:

Важность правильного выбора профессииПрактически каждый знает, насколько важно сделать правильный выбор профессии, от этого во многом будет зависеть дальнейшая жизнь. На рабочем месте человек проводит значительную часть времени, и то чем он занимается влияет как на ежедневное настроение, так и на общее ощущение удовлетворенности своей судьбой.

Уволили – как жить дальше?Из этой статьи вы узнаете, что увольнение - это не конец света.

Биржа труда: плюсы и минусыДанный обзор посвящен, прежде всего, тем, кто недавно потерял работу и колеблется - вставать ли на учет на бирже труда или нет. Отвечу однозначно - вставайте, ибо вы ничего не теряете, а наоборот получаете бесплатно новую профессию, и помимо этого вам будут выплачивать денежное пособие. Однако обо всем по порядку.

Супервайзер - что за профессия?Супервайзер (от англ. supervisor – надсмотрщик, надзиратель) – руководитель команды торговых представителей, мерчендайзеров, промоутеров и т.п. Главная задача супервайзера - организация работы и контроль деятельности тех сотрудников, которые непосредственно продают товаровы в магазины, обеспечивают мерчендайзинг продукции, осуществляют BTL-акции.

Кем работают русские в КитаеЧем занимается молодежь, приехавшая в Китай на заработки.

Как составить производственную инструкцию

Идея составления инструкции начинается с понимания того, что хорошая инструкция – это вид алгоритма, предназначенный для людей как исполнителей алгоритма. Между исполнительным механизмом и человеком есть разница: механизму уже определен объект воздействия, а человеку еще надо пояснить что, где и зачем находится, иначе он, как неподготовленный исполнитель, и нужную задвижку будет не там где нужно искать. И вообще, для человека сначала нужно подготовить базу знаний в его голове прежде, чем он сможет выполнять действия по инструкции или алгоритму. Эти вопросы обыгрываются в разделе в методологическом плане и на конкретных примерах инструкций.

Дальнейший текст статьи подготовлен с использованием материалов:

Чтобы составить производственную инструкцию, нужно подробно изучить и описать производственные или технологические процессы. Она может описывать и физические, химические явления, правила эксплуатации оборудования или регулировочные работы. На составителе инструкции лежит большая ответственность и ему требуется детально вникнуть в производственный процесс.

Составитель инструкции должен четко представлять: для кого она; что представляет собой исполнитель; какие сведения нужно ему дать, чтобы он мог выполнить свою роль.

С точки зрения алгоритмиста, при составлении инструкций нужно выделить и обозначить: объекты, включая людей; состояние объектов, включая базу знаний людей; средства воздействия на состояние, включая подготовку базы знаний людей; действия объектов, например людей, и действия над объектами, например над арматурой.

1. Составьте вводную часть производственной инструкции. Здесь отразите область распространения и назначение документа, использованную техническую литературу. Инструкцию следует составлять с учетом требований правил, инструкций и паспортов предприятий-изготовителей котлов и вспомогательного оборудования, ведомственных нормативно-технических документов.

Инструкция должны содержать: сообщение о назначении инструкций и перечень должностей работников, для которых знание инструкций обязательно.

С точки зрения алгоритмиста, нужно определить требования к исходному состоянию объектов и исполнителей (закончены подготовительные работы, подготовлен персонал), а также средства достижения и поддержки состояния, обеспечивающего алгоритмическое функционирование технических объектов и исполнителей/персонала. Подготовительные работы, профилактика, ремонты, обучение, включая изучение составленной инструкции, ТБ и т.д. и т.п.

2. Отразите требования к безопасности труда в основной части документа, перед описанием работы или после него в зависимости от требований или пожеланий Заказчика. Здесь можно указывать ссылки на имеющиеся инструкции по охране труда, санитарные нормы и правила, или составлять текст конкретных требований. Здесь же указывайте применяемые средства индивидуальной защиты, требования безопасности к комплектующим деталям, сборочным единицам и материалам.

3. Опишите технологическую последовательность выполнения действий, операций. Процессы описывайте простыми фразами, обозначающими действие над объектом, сопровождая указанием параметров (если нужно). Запишите информацию о требуемом технологическом режиме, т.е. параметрах температуры, давления, мощности и др. требуемых при выполнении операции.

4. Укажите, какое оборудование задействовано в технологическом процессе. Наименования приспособлений, инструментов и средств измерения указывайте в соответствии с технологической документацией на них. Приписывая инструментам и приспособлениям буквенный код, вы можете сократить текст описания операций.

5. Описание эксплуатации оборудования составьте в виде перечня или последовательности действий персонала, его обслуживающего. Здесь могут быть пункты об обязанностях персонала во время подготовки оборудования к работе, во время его работы, поломки и аварийных ситуаций, а также по завершению работы на оборудовании. Кроме того, обязательно прописывается ответственность персонала при обслуживании механизмов и работе на них.

6. Инструкция должна содержать перечень и описание систем управления, автоматизации, измерений, сигнализации;

описание операций по пуску и включению в работу оборудования, по обслуживанию оборудования во время эксплуатации, при остановке оборудования и мероприятий в период плановых ремонтов;

перечень возможных неисправностей оборудования и мероприятий по ликвидации неисправностей.

7. В инструкции или в прилагаемой к ней режимной карте должны быть указаны нормальные и предельно допустимые параметры работы установки и отдельных аппаратов (количество и производительность аппаратов, температура, расходы реагентов и воды, условия выполнения отдельных технологических операций).

8. Большой текст разбейте на разделы и подразделы. Пункты и подпункты пронумеруйте. Приводите таблицы или графические иллюстрации, если они необходимы.

9. На первом листе инструкции укажите ее наименование (вверху), отрасль, к которой относится производство. Ниже справа должна быть подпись об утверждении инструкции, должность и дата утверждающего. Далее расположите основной текст инструкции, который, если нужно, переносите на последующие страницы. Справа и внизу, в отдельном поле укажите состав ее исполнителей и фамилию, имя разработчика и контроллера.

Составление должностной инструкции

Правила управления должностными инструкциями

Составление должностных инструкций позволяет четко и конкретно определить права, обязанности и ответственность персонала организации. Для правильного управления должностных инструкций должны быть сформулированы четкие правила по их составлению, оформлению, изданию, применению и хранению. Единый подход к построению структуры инструкции и содержанию разделов позволит отразить полный перечень обязанностей и задач, ответственности и полномочий, и, при необходимости, указать в инструкции необходимые пояснения, такие как – «примеры работ», «специализация» и т.п.

Необходимо понимать, что нет одинаковых предприятий в связи с чем, для каждого предприятия типовые должностные инструкции могут дополняться и/или изменяться. Обязанности и задачи для одной должности могут быть распределены между отдельными исполнителями. Соответственно, обязанности и задачи отдельных работников могут быть расширены с поручением им равных по сложности работ, предусмотренных для различных групп должностей, выполнение которых не требует другой специальности или квалификации.

Все это должно учитываться при составлении должностных инструкций.

Необходимо исключить дублирование в должностных инструкциях функций и обязанностей для различных должностей, так как это может привести к негативным последствиям.

Должностные инструкции утверждаются руководителем организации или лицом, которому руководитель организации письменно делегировал такие полномочия. Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. Должностная инструкция должна быть переиздана при изменении названия организации, структурного подразделения или названия должности, для которой она разработана.

Составление должностной инструкции

Общая структура должностной инструкции может состоять из следующих разделов:

  • Общие положения
  • Должен знать
  • Квалификационные требования
  • Характеристика работ, задачи и обязанности
  • Права

Возможно внесение в инструкцию дополнительных разделов:

  • Введение/Предисловие
  • Взаимоотношения (связи) по должности
  • Специализация
  • Примеры работ

Название должности в должностной инструкции должно соответствовать государственному Классификатору профессий. В разделе "Общие положения" могут содержаться основные данные о должности и сфере деятельности работника, порядок назначения на должность и прекращение исполнения должностных обязанностей, наименование подразделения, непосредственную подчиненность работника и наличие подчиненных, а также порядок замещения на период временного отсутствия.

В разделе "Квалификационные требования" должны содержаться квалификационные требования к работнику (уровень образования, уровень квалификации, необходимый трудовой стаж). Данный раздел может быть включен в состав раздела "Общие положения".

В разделе "Должен знать" должны содержаться требования к знанию основных международных и национальных законодательных актов, ведомственных нормативных документов и других материалов, которыми должен руководствоваться работник при выполнении своих обязанностей. Данный раздел может быть включен в состав раздела "Общие положения".

Раздел "Характеристика работ, задачи и обязанности" должен содержать четко сформулированные обязанности работника. Может описываться перечень решаемых вопросов, выполняемые функции и процессы. В формулировках данного пункта необходимо применять слова: руководит, утверждает, осуществляет, организует, рассматривает, исполняет, обеспечивает, контролирует, принимает участие, готовит и т.п.).

Раздел "Права" должен содержать перечень прав работника, которые необходимы для выполнения своих обязанностей. Не стоит указывать в должностной инструкции права, которые предусмотрены законодательством, так как это может излишне перегрузить инструкцию текстом. Необходимо помнить, что должностная инструкция не может отменять или ограничивать работника в конституционных и в гражданских правах, но должна описывать дополнительные права для выполнения обязанностей по должностной инструкции.

Раздел "Ответственность" должен содержать меру ответственности работника за невыполнение требований должностной инструкции. Аналогично пункту "Права" необходимо понимать, что данный пункт не способен отменить или ограничить ответственность работника, предусмотренную законодательством, но здесь можно дать расширенное описание наступающей ответственности за неисполнение или нарушение.

Правильная должностная инструкция

Любой, даже самый грамотно составленный документ компании, может восприниматься как крайне необходимый или как совершенно бесполезный. Если документ составлен, утвержден и не применяется, то и толку от него никакого нет. А если он применяется, при этом постоянно дорабатывается и переиздается, то и обойтись без такого документа нелегко.

Всё выше сказанное относится и к должностной инструкции. Если к разработке и изданию должностной инструкции подошли формально, только для того, чтобы она была – то и пользы от подобной инструкции будет немного. А вот если должностная инструкция разработана, согласована с исполнителями и руководителями исполнителей, постоянно дорабатывается, используется и исполнителями и руководством, то это будет нужный и востребованный документ.

Автор комментария: Ксения - 11.02.2016

Почему нет должностной на "техника-гидротехника"?

Автор комментария: Администрация - 11.02.2016

Здравствуйте Ксения!К сожалению в классификаторе "Водный транспорт", да и не только в нем, такая должность не прописана. Максимально приближенная инструкция к должности "техника-гидротехника" это "начальник отдела гидротехнических и инженерных сооружений" (http://www.borovik.com/index_instruction.php?Gins=110&lang_i=0)

Вы можете оставить свое мнение о прочитанной статье

Внимание! В комментарии запрещено указывать ссылки на другие сайты!

Источники: http://xn----7sbabno2abl4a9aggb.xn--p1ai/obschestvo/rabota/kak-pravilno-sostavit-dolzhnostnuyu-instrukciyu.html, http://algoritmist.ru/sostavlenie-instrukcij/kak-sostavit-proizvodstvennuju-instrukciju.html, http://www.borovik.com/index.php?name=sostavlenie-dolzhnostnoy-instruktsii

Комментариев пока нет!

kak-delat-pravilno.ru

Примеры и рекомендации удобных инструкций / Хабр

Снова здравствуй, уважаемый хабралюд!

В продолжении своего поста решил написать, как лучше всего создавать инструкции для пользователей и администраторов.

Всем, кому интересно, прошу под хабракат.

KISS
Принцип Keep It Simple Stupid хорошо известен в программировании, но почему-то его редко используют для написания инструкций и руководящих документов, предпочитая растекаться мыслею по древу. В 70% ситуаций эта документация необходима только для того, что бы отмахаться от наших бодрых регуляторов, но при этом забывают, что с этой документацией придётся работать, причём не всегда технически подкованным и грамотным в области информационной безопасности людям.

Для начала напишу несколько правил, которые помогут создать рабочий и удобный документ:

1. Старайтесь разделять инструкцию для пользователей от инструкции для администраторов и офицеров безопасности. причём первые не должны содержать ссылок на вторые (они могут содержать отсылки друг к другу).2. Делайте пошаговые инструкции, вида «взял и сделал». То есть инструкции должны описывать алгоритм действий того, на кого она направлена.3. Каждый пункт описывайте, как отдельное действие с обязательным указанием ответственного и контактами, если они необходимы. 4. Для большей наглядности можете дополнительно нарисовать в инструкцию блок-схему действий. Это поможет пользователю наглядно понять и оценить действия, так же и вам доступно объяснить алгоритм при обучении.5. Психологический момент — инструкция будет плохо выполняться и работать, если пользователям понятно и доступно не объяснят алгоритм на пальцах и примерах. Поэтому — НЕ ЗАБЫВАЙТЕ ПРО ОБУЧЕНИЕ!

Пример инструкции для пользователей
Ниже приведен пример инструкции по заведению аккаунта пользователя в корпоративной сети.
Clear screen/clear desk
Специфика российских организаций, работающих с советских времен и таких же умудренных опытом сотрудников такова, что у них, как правило, стол завален бумагами. Компьютер порой не выключается и не блокируется, даже когда уходят домой. Недавно лично видел, проходя поздно вечером мимо одного муниципального предприятия, как за открытыми жалюзи в закрытом на замок здании горел монитор с открытым на нём вордовским документом. Пользователи порой не догадываются о возможных непреднамеренных утечках информации. Пускай она не конфиденциальна, возможно она только для внутреннего пользования. Но это даёт понимание, что в этой организации не заботятся о своей безопасности и могут так поступить с конфиденциалкой. А так же возможно там будет информация, ещё не отнесенная к закрытой, но уже существующая во внутреннем обороте организации.

Хорошим примером из лучших практик здесь является политики чистого стола и чистого экрана. Их можно описать так же, как я приводил пример ранее, но это будет выглядеть немного глупо, так как действия там простейшие. Лучше просто сделать набором правил:

На этом завершаю примеры и рекомендации. Серию подобных постов я продолжу, если будет интерес.

P.S. В посте приведены скрины реально внедренных и работающих инструкции и политик. Все совпадения с существующими организациями случайны. Все названия отделов и бюро изменены.

habr.com

Шаг за шагом: как создать инструкцию

Есть расхожий анекдот о том, что русские начинают читать инструкцию, только когда сломают вещь. Частично это связано с тем, как написано большинство инструкций. И если «как» они написаны, можно посмотреть, то на вопросы «для кого» и «зачем» ответить бывает непросто. Итак, сегодня расскажу, как написать простую и понятную инструкцию. Ну, или руководство пользователя.

У любой инструкции по эксплуатации есть две задачи.

Первая — перенос ответственности за возможные поломки с хрупких плеч производителя на больную голову пользователя. И это первое, о чём нельзя забывать — в инструкции обязательно должны быть подробно прописаны все варианты взаимодействия человека с предметом. Если человек может засунуть кончик утюга в нос — не сомневайтесь, такой идиот найдётся. Позаботьтесь о том, чтобы в инструкции можно было найти соответствующее описание — либо процесса, либо последствий. А лучше и процесса, и последствий.

Вторая задача — растолковать потребителю, как пользоваться штуковиной так, чтобы а) не сломать её, б) добиться того результата, ради которого штуковина была приобретена. Объяснять нужно так, чтобы понять мог даже человек с очень низким уровнем интеллекта — полный дурак. Варианты вроде «это все знают», «это же очевидно» или «это понятно даже ежу» — не катят. Впрочем, вариант с ежом годится. Но только для тех случаев, когда вы делаете что-то для ежей. Мне, вот, понятно, что не нужно совать пинцет в розетку, но люди так нередко делают. Царствие им небесное.

Сценарные инструкции

Мы с вами начали с того, что подавляющее большинство людей (и не только русских) не горят желанием читать инструкцию. От слова «вообще». Поэтому рулят простые, понятные инструкции — с большим количеством картинок, схем и фотографий. Лидерами по созданию крутых инструкций для меня являются две компании — IKEA и LEGO. В их инструкциях, скорее всего, разберётся даже ребёнок. Такие инструкции называются «сценарными».

Строго говоря, сценарная инструкция — это кратчайшая последовательность действий, ведущая к возможности использовать штуковину по прямому назначению. Всё просто.

Возьмите деталь А, соедините её с деталями Б, В, Г и Д. Закрутите шурупы Б-1, В-1, Г-1 и Д-1 в отверстия с зелёными дюбелями, а А-1, А-2, А-3 и А-4 — в отверстия с оранжевыми дюбелями. Ваша табуретка готова, она должна выглядеть так (см. Рис.1).

Согласитесь, это очень крутая инструкция, и IKEA делает такие для всей своей мебели. Вот почему собирать её удаётся даже девочкам, не представляющим, что такое рейсмус и стружки хвойной не нюхавшим.

Для такой инструкции очень важны обозначения всех элементов, кнопочек, уголочков и всего остального. Часто используются цветовые и прочие обозначения, симметричные на картинках и реальных частях предмета. Мы говорим: «Там даже идиот разберётся», и это величайшая похвала для составителя инструкции.

Даже для сложного предмета можно составить простую и понятную сценарную инструкцию. Её задача — не научить человека что-то делать, а помочь ему это сделать. Такие инструкции стали нередко появляться, например, в коробках с телевизорами.

Принёс, распаковал, подсоединил по схеме. Красное — к красному, зелёное — к зелёному. Включил — работает. Сценарную инструкцию можно составить для чего угодно. Например, для сайта на Wordpress. Научится ли человек делать сайты? Конечно, нет. Но если он будет следовать инструкции — сайт у него получится. Такая инструкция — хорошая.

Описательные инструкции

Но есть и другие инструкции, более сложные. Они называются описательными и нужны для того, чтобы научить человека что-то делать. Грубо говоря, это учебник — руководство пользователя. Тут тремя страничками не отделаться. Нужен талмуд — тот самый, который никто не читает, на двести листов нудного текста.

В примере с Wordpress — это будет огромный самоучитель, с подробными описаниями каждого модуля, каждой строки кода, каждого макроса, плагина, виджета и, кстати, значений всех этих жутких слов. Описательные инструкции пишут профессионалы для профессионалов.

Пример:

Сценарная инструкция: «Теперь нужно выделить текст жирным шрифтом. Выделите нужный фрагмент и нажмите Ctrl+B».

Описательная инструкция: «Нажатие клавиш Ctrl+B позволяет выделить фрагмент текста жирным шрифтом».

В большинстве случаев нужна сценарная инструкция. Люди вконец обленились, и не хотят вникать в особенности устройства нашей с вами штуковины. Им не терпится начать уже ею пользоваться — вот только как? Для этого им и нужна инструкция. Да попроще. Инструкция, в которой есть чёткая последовательность действий, простые и понятные картинки или фотографии — ещё одно очко к безупречному user experience.

upages.io

Как писать руководства и инструкции пользователя?

Максим Ильяхов

Я знаю два вида руководств пользователя: сценарные и описательные.

В сценарных руководствах за основу берутся задачи, которые стоят перед читателем:

  • постирать цветное бельё,
  • выставить счёт новому контрагенту,
  • подключить цифровое телевидение через АДСЛ-роутер.

В таком случае руководство — это пошаговая инструкция. Делай так и получишь результат:

  • Чтобы подключить цифровое телевидение через роутер
  • Подключите ТВ-приставку к телевизору и роутеру. Не включайте приставку.
  • В браузере на компьютере зайдите по адресу 192.168.1.1. Логин и пароль: admin.
  • В меню слева выберите «Интерфейсы второго уровня».

Сложность руководства зависит от того, для кого оно написано и в какой ситуации человек с ним столкнётся.

  • В коробке с ТВ-приставкой лежит четырёхстраничная брошюрка для простого покупателя: что и куда подключать. Если после подключения телевидение не заработает, простой покупатель не полезет настраивать роутер. Он вызовет мастера или племянника-вундеркинда.
  • А уже на сайте производителя лежит подробное двухсотстраничное руководство для мастера или племянника-вундеркинда. В нём всё о настройке роутера с техническими подробностями.

Моя любимая особенность сценарных руководств — в них мы не только помогаем решить задачу, но и обучаем пользователя. Может быть, бабушка, которая купила ТВ-приставку, и не знала, что провода можно подписывать:

  • Чтобы легко разбираться в проводах, прикрепите к ним бирки. На провод, который идёт к телевизору, прикрепите бирку «Цифровое телевидение от приставки». У вас также может быть такой же провод от медиаплеера или проигрывателя дисков. Подпишите эти провода, чтобы не перепутать.

А племянник, может быть, не знал, что дома можно не быть параноиком и не менять пароль от роутера:

  • Рекомендуем придумать сложный пароль для беспроводной сети, но не менять пароль для роутера. Если вам потребуется помощь мастера, он сможет без проблем подключиться к роутеру по проводу у вас дома.

Когда я пытался настроить роутер, мне было приятно не только читать руководство «Сделай это, сделай то», но и понимать, что я сейчас буду делать:

  • По умолчанию ваш роутер пытается соединиться с интернетом по АДСЛ-каналу, то есть через телефонный интерфейс (ATM). Если у вас в квартиру заведен кабель витой пары, значит, к вашему дому подведена оптическая линия, и роутер должен соединяться с интернетом через витую пару (ETH). Чтобы переучить роутер на ETH, сначала отключим ATM-интерфейс…

В сценарных руководствах удобно обучать горячим клавишам, профессиональным приёмам и тонкостям работы. Пользуйтесь этим: не только объясняйте, на что нажимать, но и обучайте методологии, настраивайте на нужный лад, помогайте понять суть процесса, вправляйте мозги:

НетДа
Придумайте пароль для доступа к беспроводной сети (8-12 знаков)Придумайте пароль для доступа к беспроводной сети (8-12 знаков). По этому паролю вы и ваши гости будут подключаться к интернету. Желательно, чтобы он не совпадал с паролем от вашей почты или социальных сетей.
Загрузите цветное бельё (не более 5 кг).Загрузите цветное бельё (не более 5 кг). Проверьте, чтобы вещи можно было стирать на 40°. Температурный режим стирки указан на ярлычке.

Описательные руководства отталкиваются не от того, что пользователь хочет сделать, а от того, что есть в интерфейсе. Описывает кнопки, одну за другой.

Это полезно, когда действие кнопок не совсем очевидно, у них есть дополнительное значение или пользователю важно понимать, что происходит при их нажатии.

  • Кнопка «Сброс»
  • Однократное нажатие перезагружает роутер, сохраняя текущую настройку.
  • Двойное нажатие восстанавливает стандартную настройку текущей прошивки и перезагружает роутер.
  • Длинное нажатие стирает текущую прошивку, восстанавливает заводскую прошивку со стандартной настройкой, перезагружает роутер.

Общие принципы на десерт:

  1. Думать об аудитории и задаче. «Как запустить этот скрипт?» — это сценарное руководство для новичков. «Что умеет этот скрипт?» — это описательное руководство со всеми функциями для разработчиков.
  2. Думать о ситуации, в которой человек открыл руководство. У него проблема? Он не понимает, что делать? Ему интересно, что умеет ваш продукт? Или он глухой, и ему нужно найти, где у вас включаются субтитры? Зачем вообще он полез в раздел «Справка»?
  3. Не разделять продукт и помощь, уменьшить уровень абстракции. Не писать «Кнопка „Заказать“ в левом нижнем углу», а нарисовать или сфотографировать эту кнопку, показать скриншот. Ещё лучше — наложить на интерфейс прозрачную плёнку с подсказками. Ещё лучше — чтобы подсказки выскакивали во время работы с продуктом.
  4. Добавлять примеры к абстрактным схемам. Описал функцию — покажи её в деле.
  5. Причёсывать синтаксис: следить за тем, чтобы в однотипных фрагментах руководства был один и тот же порядок слов и схожая логика изложения.

Предлагаю уважаемым советчикам поделиться собственным опытом составления руководств и справочных статей.

bureau.ru