Как правильно написать сопроводительное письмо к документам. Направляем вам на согласование письмо


Сопроводительное письмо к договору

Сопроводительное письмо к договору — обязательный документ, без которого сам договор не будет принят к рассмотрению и подписанию. При оформлении сопроводительного письма к договору, направляемому на подпись контрагенту, необходимо учесть некоторые нюансы, о которых рассказано в статье.

Из статьи вы узнаете:

Вид служебной переписки — сопроводительное письмо к договору

В процессе осуществления всех видов своей деятельности — хозяйственной, организационной, производственной или, например, экономической, организация получает и отсылает множество служебной корреспонденции. К числу ее адресатов и корреспондентов относятся вышестоящие организации, органы государственной и муниципальной власти, поставщики, заказчики, деловые партнеры и даже физические лица.

Важнейшей частью внешнего документооборота являются письма, поскольку они либо отсылаются в виде отдельных документов, либо сопровождают пакеты документов — финансовых, бухгалтерских и прочих, в которых отсутствует такой реквизит, как адрес получателя. В том числе, сопроводительные письма рассылаются с договорами, заключенными предприятием или планируемыми к заключению.

Основной характерной особенностью сопроводительных писем, в том числе, и сопроводительных писем к договорам, является наличие перечня приложенных к нему документов и текста, поясняющего, с какой целью эти документы направлены адресату. Еще одной отличительной особенностью таких писем является вторичность — сами по себе такие письма самостоятельными документами не являются. Более того, в случае, когда такое письмо присылается адресату без приложения указанных в нем документов, лицо, отвечающее за первичную обработку корреспонденции в организации, обязано отослать его обратно. В этом случае также должен быть составлен акт, подтверждающий, что указанные в сопроводительном письме документы отсутствуют.

Как оформить сопроводительное письмо к договору, образец

Сопроводительное письмо к договору, в силу своей вторичности, не несет никакой информационной нагрузки, но, оформленное по установленным правилам, оно является:

подтверждением факта отправки перечисленных в качестве приложений документов;

подтверждением срока исполнения;

инструкцией о том, с какой целью присланы перечисленные в нем документы, порядке их обработки и о том, какие документы и в каком виде должны быть возвращены в адрес отправителя.

Какие реквизиты содержит сопроводительное письмо к договору

Сопроводительные письма, как и вся организационно-распорядительная документация, оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, который будет действовать, как минимум, до 1 июля 2018 года. Затем его планируют заменить на ГОСТ Р 7.0.97-2016. В таблице ниже приведен состав обязательных реквизитов в соответствии с действующим на сегодняшний день ГОСТ Их заполнение придаст сопроводительному письму к договору юридическую значимость.

№№ реквизитов в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003

Сведения, которые отражаются в реквизите

01, 02 или 03

Государственный герб, герб субъекта федерации или логотип компании-отправителя, зарегистрированный в установленном порядке

04, 05, 06 и 07

Код компании по ОКПО, регистрационный номер по ОГРН, ИНН и код постановки на учет КПП

08,09

Полное и краткое наименование предприятия, справочная информация о нем — банковские реквизиты, адреса, контактные телефоны

11

Дата составления сопроводительного письма в формате ДД.ММ.ГГГГ

12

Исходящий регистрационный номер в соответствии с номенклатурой дел

13

Исходящий номер и дата первичного документа (при его наличии)

14

Место составления документа

15

Информация о получателе сопроводительного письма

20

Текстовая часть сопроводительного письма

21

Отметка о наличии приложений и их полный нумерованный список с указанием количества листов и экземпляров отсылаемых документов

22

Подпись и расшифровка подписи руководителя предприятия-отправителя

25

Заверяющая подпись руководителя печать предприятия

27

Информация об исполнителе документа с указанием контактного телефона

28

Отметка об том, что документ обработан, исполнен и может быть подшит в деле

29

Входящий номер организации-адресата

30

Идентификатор электронной копии сопроводительного письма и место его хранения

Читайте также:

Как написать сопроводительное письмо к договору, образец

Сопроводительное письмо к договору относится к категории деловых писем, поэтому  для его оформления используется фирменный бланк организации, на котором уже напечатаны некоторые из обязательных реквизитов. На бланке необходимо будет заполнить адресную часть и проставить исходящий регистрационный номер.

Обратите внимание: Поскольку речь идет о договоре, предполагается, что руководители организации-отправителя и адресата уже знакомы, следовательно, начать письмо следует со слов «Уважаемый» и обращения по имени и отчеству. Таковы правила хорошего делового тона.

Справка

Кроме этого, при заполнении основной содержательной части письма, после обращения к адресату, следует использовать такие устойчивые словосочетания, как:

  1. При этом направляем Вам договор...;
  2. Высылаем в Ваш адрес договор...;
  3. Представляем Вам договор ...

Также необходимо необходимо указать цель, с которой направляется документ - «для ознакомления» или «для подписания». Во второй части  сопроводительного письма к договору обычно указывается, с какой целью договор направляется в адрес контрагента, например: «Просим Вас ознакомиться с содержанием и подписать договор, скрепить его печатью направить в наш адрес один экземпляр».

Сопроводительное письмо к договору, образец, представлен ниже.

Скачать бланк сопроводительного письма можно здесь.

Есть еще вид договора, который подписывается не руководителем другого предприятия, а представительным органом работников предприятия. Это коллективный договор, который, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, должен быть согласован с профсоюзным комитетом сотрудников. Сопроводительное письмо к коллективному договору представлено ниже.

Подпись под сопроводительными письмами к договорам, как правило, ставит руководитель компании или же должностное лицо, у которого есть такое право, оформленное в соответствии с приказом.

Как направить сопроводительное письмо к договору на подпись с протоколом разногласий

Часто некоторые пункты договора, отсылаемого на подпись контрагенту, могут вызвать его несогласие. Другая сторона также может захотеть внести какие-то свои изменения и дополнения в текст присланного на подпись договора. Это естественно и не является особым препятствием для достижения согласия между сторонами. В этом случае вторая сторона имеет право оформить протокол разногласий и упомянуть его в сопроводительном письме к договору, присланному на подпись.

Образец сопроводительного письма к договору на подпись, направляемого в адрес отправителя с протоколом разногласий представлен ниже.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Сопроводительное письмо к документам

  • Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013

  • Рубрика Оформление документов

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

  • подтверждает факт отправки;

  • предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;

  • благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

  • сообщение о направлении документов,

  • просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

  • «Во исполнение… направляем вам…»,

  • «Высылаем вам…»,

  • «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»,

  • «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,

  • «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Свернуть

Пример 2

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Свернуть

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

Свернуть

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Свернуть

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Свернуть

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4

Описание сброшюрованного приложения

Свернуть

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от... №...»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Свернуть

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

Свернуть

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Свернуть

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Свернуть

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

studfiles.net

Сопроводительное письмо к документам 2018

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам - смотрите в статье.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письма

Краткое описание

Пример

Вступление

Краткое содержание

О направлении ответа на претензию

Заголовок

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Обращение

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

Цель послания

Краткая формулировка

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Основная часть

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Заключение

Перечень приложений. Вежливая подпись

Приложения:

  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировки Следует писать
«Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Образец сопроводительного письма о направлении документов

Бланк сопроводительного письма к документам

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

ppt.ru

Сопроводительное письмо к документам | Делопроизводство

Сопроводительное письмо должно быть подготовлено для отправки документов без адресной части на них. Иными словами, когда нет возможности указать получателя непосредственно на отправляемом документе. Сопроводительное письмо к документам составляется в произвольной форме на официальном бланке согласно стандартным требованиям делопроизводства. Ниже в статье будет приведен образец сопроводительного письма, даже не один.

Если вы хотите написать сопроводительное письмо с целью отправки резюме в кадровое агентство или непосредственно работодателю, то тогда просмотрите информацию на этой странице и еще полезно будет прочитать отдельную статью на данную тему «Сопроводительное письмо к резюме – образец составления».

Как написать сопроводительное письмо

1. Из содержания письма должно быть понятно: какие именно документы вы направляете и что вы их действительно направляете. Отсюда следует несомненная польза сопроводительного письма – доказательство отправки требуемого.

2. После сообщения о направлении документов вы можете по ходу текста сопроводительного письма сделать пояснения и высказать просьбы. Но все ваши комментарии должны касаться отправляемых документов. Если вам надо послать сообщение тому же адресату по иному вопросу, то вы должны написать другое письмо.

3. Всегда проставляется отметка о наличии приложений под основным текстом письма (смотрите на образце). В ваших интересах сделать эту отметку. Она облегчает обработку почты адресату и в вашей организации, так меньше вероятность потерять приложения.

Вы можете назвать непосредственно в тексте письма отправляемые документы, тогда в отметке просто указывают количество листов и экземпляров. Выглядит так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз.».

Также допустимо в основном тексте письма не называть отправляемые документы, тогда они перечисляются в отметке. Будет выглядеть примерно так: «Приложение: программа семинара на 2 л. в 1 экз.».

Иногда адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному. Тогда отметка делается так: «Приложение: на 12 л. в 3 экз. только в первый адрес».

4. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам – образец это иллюстрирует. Есть много случаев, когда очень важно доказать не просто факт отправки, а выдержать конкретный срок.

При этом ответственность за своевременную подготовку сопроводительного письма ложится на непосредственного исполнителя, а организация отправки документов (почтовое отделение, нарочно и т.д.) – на службу делопроизводства. 

 Посмотреть или скачать сопроводительное письмо к договору.doc

Сопроводительное письмо в налоговую – другой пример.doc

Я надеюсь, что с помощью представленных образцов вы получили достаточно информации, чтобы написать сопроводительное письмо к документам. Если есть вопросы, задавайте в комментариях.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 80 комментариев

Оставить комментарий

delo-ved.ru

Составляем сопроводительное письмо к документам

Многие документы, отправляемые посредством почты, содержат сопроводительное письмо. В данной статье мы подробно рассмотрим его назначение, правила оформления и примеры.

Из данного материала вы узнаете:

  • что такое сопроводительное письмо к документам;
  • как оформить сопроводительное письмо к документам;
  • опись приложенных документов.

Что такое сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо является обязательным атрибутом при необходимости отправки пакета документов. Оно имеет сразу несколько назначений.

Подтверждение факта отправки. Сопроводительное письмо к документам регистрируется в исходящих документах компании и имеет соответствующий номер. Таким образом, факт отправки документов фиксируется на основании данного письма. Более того, адресат также фиксирует данное письмо и пакет документов, приложенных к нему.

Перечисление приложенных документов. Каждое сопроводительное письмо о направлении документов должно содержать их полный перечень и количество экземпляров.

Инструкция по обращению с документацией. Важно понимать, что при отправке документов часть из них может быть возвращена. В таком случае в сопроводительном письме следует указать, какие действия необходимо выполнить: ознакомиться с документами, согласовать, заполнить, подписать и оставить или отправить обратно. Напомним, что дополнительно для данных целей можно использовать специальные штампы.

Читайте по теме в электронном журнале

Срок исполнения. Благодаря тому, что сопроводительному письму присваиваются регистрационные данные, определить срок его исполнения становится значительно проще.

Следует понимать, что даже при отправке одного документа наличие сопроводительного письма может стать обязательным, если документ не содержит адресную часть.

Сопроводительное письмо о передаче документов (образец)

Как оформить сопроводительное письмо к документам

Оформление сопроводительного письма сводится к заполнению адресной части, наименования документа, сведениях о направлении документов, инструкции по их использованию и отметке о приложении. Рассмотрим каждую часть письма более подробно.

Во многих компаниях для оформления используется готовый бланк сопроводительного письма к документам. Если в вашей компании он отсутствует, то сопроводительное письмо следует оформлять согласно общим правилам оформления деловых писем.

Для начала необходимо заполнить адресную часть. В ней указывается наименование, название, адрес компании, фамилия и инициалы сотрудника и его должность (если документы отправляются конкретному человеку). Далее необходимо указать дату и номер исходящего документа.

Первая часть содержания письма должна представлять собой сообщение о направлении документов. Она начинается со слов: «Направляем вам …», «Представляем вам …» и т.д. После этого можно указать цель отправки документов (для ознакомления, заполнения, согласования и т.д.). Если к письму прикреплен один документ, то его можно указать в данной части, если несколько – можно использовать понятие «пакет документов», состав которого будет раскрыт ниже.

Вторая часть содержания состоит из конкретных задач по работе с документами. К примеру, она может содержать инструкцию о том, какие экземпляры нужно вернуть, какие требуют подписи и т.д.

Пример сопроводительного письма к документам

Как видно из примера, сроки исполнения документов можно также указать в сопроводительном письме.

Самым важным этапом в оформлении сопроводительного письма является отметка о наличии приложений. Отметка ставится после окончания текста письма не ниже, чем через 2–3 строки. Отметка должна содержать наименование документа, количество приложенных экземпляров и количество листов.

 

Образец письма с приложением документов

Отметка о приложении должна иметь полный перечень прилагаемых документов, количество экземпляров и листов. Если приложенные документы сброшюрованы или подшиты между собой, то количество листов указывать не требуется (указывается лишь количество экземпляров).

Также следует понимать, что при указании наименования прикрепленных документов в тексте сопроводительного письма, указывать их повторно в приложениях нет необходимости. В данном случае просто указывается наличие приложения (приложение 1,2 и т.д.), количество листов и экземпляров.

Опись приложенных документов

Существует вероятность, что количество приложенных к сопроводительному письму документов может быть настолько велико, что отметка о их приложении не входит на лист письма. В таком случае рекомендуем составить опись приложенной документации на отдельном листе. При составлении описи, состав пакета документов, прикрепленных к письму, указывается в ней. В отметке о приложениях в сопроводительном письме указывается опись приложенных документов и количество листов. Оформляется это следующим образом:

Приложение: согласно описи на 2 л.

После реквизита «Отметка о наличии приложений» следует реквизит «Подпись» сотрудника, составившего письмо.

Ниже по ссылке доступно для скачивания сопроводительное письмо к документам (образец и бланк)

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Сопроводительное письмо
  2. Инструкция по делопроизводству. Раздел «Оформление и отправка исходящих документов»
  3. Классификация деловых писем

www.sekretariat.ru

Сопроводительное письмо. Образец сопроводительного письма

Содержание

  1. Как написать сопроводительное письмо
  2. Образцы и примеры сопроводительного письма

Сопроводительное письмо - это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Как написать сопроводительное письмо

Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:
  • вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;
  • основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма;
  • заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).

Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

Образцы и примеры сопроводительного письма

  Сопроводительное письмо к резюме Используется при трудоустройстве, является неотъемлемой частью резюме. В нем, как правило, делается акцент на профессиональных навыках работы и достижениях. Сопроводительное письмо к резюме позволяет вызвать интерес работодателя к кандидатуре соискателя и повысить его шансы на приглашение на собеседование. 1 образец   Сопроводительное письмо к документам Содержит перечень передаваемых документов: наименование, номер, дату документа. Также может содержать просьбу (подтвердить получение, вернуть, передать и т.п.). 1 образец   Сопроводительное письмо к договору Является пояснительной запиской к отправляемому договору: содержит наименование и номер договора, а также инструкцию получателю, какие экземпляры нужно пропечатать, какие вернуть обратно. 1 образец   Сопроводительное письмо в налоговую Содержит опись документов, отправленных в налоговую инспекцию: их наименование, количество листов и экземпляров. Зачастую сопроводительное письмо в налоговую составляют к уточненной декларации по НДС, главная задача которого – убедить инспекторов в том, что необходимости в проведении выездной проверки нет. 1 образец   Сопроводительное письмо к коммерческому предложению Содержит ключевые моменты коммерческого предложения, краткую презентацию компании и ее продукции. Составляется в случае громоздкости коммерческого предложения. 1 образец

Похожие статьи

 

working-papers.ru

Как составить сопроводительное письмо к документам. Образец сопроводительного письма к документам :: BusinessMan.ru

Сопроводительное письмо - универсальный документ, применяющийся в самых различных направлениях хозяйственной деятельности предприятия. Правильно составленная "сопроводиловка" избавит все стороны от множества недочётов и неясностей. Как написать сопроводительное письмо к документам?

Когда это обязательно?

Работа предприятия, особенно крупного, сопровождается множеством самых разнообразных вопросов, которые чаще всего приходится оформлять письменно. Контрагенты обмениваются между собой сообщениями и уведомлениями, документы требуют банк, налоговая, пенсионный фонд, проверяющие. Клиенты тоже пишут запросы о предоставлении самой разной информации и документации.

Во всех этих случаях палочкой-выручалочкой и в то же время достойным лицом фирмы станет сопроводительное письмо. Написанное на солидном бланке, грамотно составленное и корректно оформленное, оно не только произведёт должное впечатление на адресата, но и выполнит ряд практических функций для отправителя:

  • разъяснит получателю, кто и для чего ему пишет;
  • возьмёт на себя информационную роль, освободив от смысловой перегрузки прилагаемую документацию;
  • подробно зафиксирует перечень прилагаемых документов;
  • сэкономит денежные средства, избавив от излишних почтовых отправлений с описью;
  • выполнит роль компактного доказательства о вручении целой кипы документов.

Вот такой полезной может стать обычная "сопроводиловка" при правильном подходе!

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

Не всякий знает, как составить сопроводительное письмо к документам, хотя оно важно.

Составление "сопроводиловки" следует начать с вводной фразы: сослаться на номер входящего запроса или изложить суть вопроса, по которому идёт переписка. В следующих абзацах письма логично указать основания документа: нормативно-правовые акты, пункты договора, акты проверок, предписания контролирующих органов и другое.

Завершается изложение просьбой, предложением или требованием. После того как текст составлен, указывается перечень прилагаемых документов с нумерацией, названием и реквизитами, а также количество прилагаемых листов.

Обязательные реквизиты сопроводительного письма к документам

Как написать сопроводительное письмо к документам, мы разобрали выше. Теперь немного о его оформлении.

  • "Шапка" документа. Здесь указывается должность руководителя или иного представителя адресата, название предприятия или полные фамилия, имя и отчество частного лица; полный адрес и почтовый индекс.
  • Дата составления сопроводительного письма, а если отправитель юридическое лицо, то и регистрационный исходящий номер.
  • Обращение к адресату в соответствии с правилами делового письма. Будь то частное лицо или руководитель предприятия, к нему обращаются по имени и отчеству, присовокупив обращение "уважаемый".
  • Подробный перечень прилагаемых документов, ведь из самого названия следует, что письмо "сопровождает" некое основное отправление.
  • Письмо подписывает первое лицо или полномочный представитель организации, которому руководителем предоставлено такое право. Если письмо от частного лица, то подписывает "сопроводиловку" сам отправитель или его представитель по доверенности. Перед подписью принято от руки добавлять уверение "с уважением".
  • Фамилия, инициалы и средства связи исполнителя письма.

Таковы основные требования к форме письма.

Образец сопроводительного письма к документам

Прекрасным ориентиром при составлении станет проверенный практикой образец сопроводительного письма к документам. Разумеется, его содержание будет меняться в зависимости от потребностей составителя, однако общая канва остаётся неизменной.

Начальнику Голосеевской налоговой инспекции

Хитрун И. В.

ул. Васильевская, 3,

г. Кукино - 31005

№ 562 от 05.04.2015

Уважаемый Иван Васильевич!

На Ваше предписание № 12/389 от 01.04.2015 по вопросу проведения встречной внеплановой невыездной проверки сообщаем следующее.

Часть документов по договорным правоотношениям с ЧП фирмой "Гедеон" была изъята на основании протокола выемки от 02.03.2015 (копию прилагаем) Имеющиеся в распоряжении предприятия документы направляем Вам в виде надлежаще заверенных копий согласно приложению.

Приложение (всего на 6 л.):

  1. Копия платежного поручения с отметкой банка №3 от 15.01.15 - на 1 л.
  2. Копия платежного поручения с отметкой банка №6 от 14.02.15 - на 1 л.
  3. Копия акта сверки по договору поставки №56/П от 15.12.14 - на 1 л.
  4. Копия протокола выемки от 02.03.15 - на 3 л.

С уважением,

Директор ГП "Голосеевский мясокомбинат"

Голохвастов Ф. Е.

Исполнитель: Пупко А. В.

(067)4658291

Такая "сопроводиловка" подойдёт для многих исходящих материалов по запросам государственных, контролирующих и правоохранительных органов, стоит только немного подкорректировать её под свои нужды.

Сопроводительное письмо к документам по договорам

При заключении хозяйственных договоров часто складывается ситуация, когда контрагенты территориально удалены друг от друга и не могут позволить себе выезжать в другой город для подписания договора.

В этом случае оформление сопроводительного письма становится этаким маячком, позволяющим заключить юридически правильный договор на расстоянии, без личной встречи представителей. При помощи сопроводительного письма одна сторона может не только направить подписанные ею бланки договоров для рассмотрения, но и письменно изложить свою позицию по существенным вопросам соглашения.

Кроме того, сопроводительное письмо позволяет зафиксировать, что и в каком количестве было приложено и направлено адресату. Например, содержательную часть можно изложить так.

"Направляем Вам два экземпляра договора на оказание информационных услуг, подписанные и заверенные печатью с нашей стороны. Предлагаем рассмотреть указанный проект и в случае согласия подписать договора, возвратив один из подписанных экземпляров в наш адрес. Приложение: проект договора в 2 экземплярах на 6 листах каждый".

Сопроводительное письмо к претензиям - нужно ли оно?

Порой возникает ситуация, когда необходимо направить претензию стороне по договору, не исполняющей свои обязательства. Обычно все требования, обоснования и приложения указываются непосредственно в претензии. Казалось бы, для чего может понадобиться сопроводительное письмо?

Дело в том, что претензия может стать не только официальным доказательством в суде, но и в некоторых случаях исполнительным документом. В ней следует указывать юридически корректные и значимые вещи, а коммуникативной функции она не несёт.

Если же контрагенту нужно не только предъявить претензию, но и направить несколько неофициальных слов приветствия или разъяснений, лучше сопроводительного письма эту роль не выполнит ни один документ.

Сопроводительное письмо - хороший способ познакомиться

Нередко компания проводит интересную акцию или же просто хочет сделать коммерческое предложение неограниченному кругу лиц. Для этого хорошо подойдут типовые сопроводительные письма, увлекательно и лаконично составленные.

К такой "визитке" можно приложить рекламную продукцию, каталоги, прейскуранты, прайсы и любые материалы, способные заинтересовать потенциального клиента или партнёра.

Даже если писем целая кипа, руководителю или ведущему менеджеру не нужно тратить много времени на них: достаточно подписать готовые клише и можно рассылать по назначению!

Кто подписывает "сопроводиловку"?

И напоследок проясним важный вопрос. Кто подписывает сопроводительный документ? Для этого используется правило иерархии: обращаться к президенту компании лучше директору предприятия; документацию в банк может передать главный бухгалтер; "сопроводиловку" к информации в центр занятости может подписать и заместитель директора по управлению персоналом.

Сопроводительное письмо может стать незаменимой визиткой, если оформить его правильно!

businessman.ru