Как сшивать документы нитками для налоговой и в архив: пошаговая инструкция. Как сшивать документы для налоговой


Как сшивать документы для налоговой по требованию, как правильно это сделать

Существуют три элемента налогообложения – государство, граждане и организации (коммерческие и некоммерческие). Таким образом, налоговая система – это система сборов налоговых правоотношений и нормативно-правовой базы, на которой они созданы. Фискальный режим помогает формированию финансовых ресурсов государства. Налоговая система основывается на ряде традиционных принципов:

  • Обязательность – граждане и организации обязаны платить налоги, это закреплено в конституции РФ.
  • Справедливость – равенство налоговых прав всех граждан. Человек платит налоги в зависимости от своих доходов, 13% от прибыли.
  • Однократность – в одном налоговом периоде за один и тот же объект налогообложения оплата производится один раз.
  • Стабильность – условия налогообложения стабильны.

Налоговая инспекция, проводящая камеральную проверку организаций, вручает или присылает по почте требования о предоставлении документов. ИФНС принимает отчеты только в прошитом виде. Шить документы также полагается при подаче на регистрацию ИП и ООО. Для передачи отчетов необходимо знать, как сшить документы для налоговой по требованию. Тема является довольно серьезной, так как за неправильное заверение и прошивание бумаг налоговая инспекция назначает штраф.

Налоговая инспекция.

Как сшить документы для налоговой инспекции по требованию

Сшивание должно происходить строго по определенным правилам ФНС от 29 октября 2015 года. № 03-02-РЗ/62336.

Подготавливая прошивку, необходимо следовать следующим принципам:

  • Пачка не должна превышать объем более 150 листов.
  • В одной сшивке должны быть бумаги только одной направленности, запрещено сшивать несколько разных документов в одну пачку, это указано в письме Минфина России от 11.05.2012 года 03-02-07/122.
  • Прошивка должна быть прочной и не распадаться при чтении и копировании.

Способы предоставления документов для налоговой инспекции

Существует несколько установленных способов предоставления отчетной документации в налоговую инспекцию:

  • Из рук в руки или путем передачи через представителя по доверенности.
  • Отправление через почтовое отделение заказным письмом.
  • В электронном виде, через «Личный кабинет».

Обратите внимание! При передаче в электронном виде важно хранить оригиналы собранной пачки на случай проверки.

Пошаговая инструкция подготовки пакета документов

Прошивка документов.

Подготавливая многостраничный документ, важно тщательно изучить, как правильно сшивать документы для налоговой инспекции по требованию. Для важных бумаг чаще всего используют скрепление нитками – это является самым правильным и надежным способом сохранения комплектации.

Обратите внимание! Прошивают пачку посередине левого поля. Разрешено прошивать в 2-4 прокола.

Инструкция:

  1. Используя хорошую нитку и толстую иглу, первое отверстие делают в центре, прокалывая с оборотной стороны.
  2. Протягивают нитку, оставляя хвост 10-15 см.
  3. Отступают от предыдущего прокола 1-1,5 см, делают прокол с лицевой стороны.
  4. Следующий прокол делают от последнего листа, с противоположной стороны от первого отверстия, вытягивая нитку на правую сторону.
  5. После необходимо попасть с правой стороны в уже имеющееся отверстие и вытянуть нитку к противоположной стороне пачки.
  6. Нитки вяжут между собой на 2-3 узелка, обрезают, оставляя хвосты одинаковой длины.
  7. Место сшивания опечатывают папиросной бумагой или бланком для заверения, размером не более 5х5 см. Бумагу необходимо клеить канцелярским клеем. Некоторые используют самоклеящуюся пленку, что неправильно – такая пленка легко отклеивается. Пачку, опечатанную самоклеящейся пленкой, можно легко перепрошивать, что недопустимо и может вести за собой неприятные последствия.
  8. Нумерация должна присутствовать на каждом листе.

Внимание! Место сшива должно быть полностью закрыто опечатывающей бумагой. Допустим выход концов нитей не более 2,5 см.

Правила заверения

Образец бланка заверения.

На опечатывающем листке или бланке (образец приведен на фото), необходимо указать количество листов цифрой и прописью. Указать должность, фамилию и инициалы, кто заверил пачку. Ставить подпись и печать нужно, выходя за пределы опечатывающего бланка. Например: прошито и пронумеровано _Х_ (десять) листов, Заверил Иванов В. А., должность, дата, подпись и печать. К пачке необходимо приложить пояснительную записку.

Подшитую пачку копий для предоставления в налоговую инспекцию заверяет руководитель предприятия или уполномоченное на подобные действия лицо. Прошитый устав для регистрации юридического лица заверяет учредитель, если он один, или представитель общего собрания, если учредителей несколько.

На первый взгляд, подшить документы для налоговой может показаться задачей не из легких. Это далеко не так, открытие правил и нюансов поможет осуществить прошивку самостоятельно.

shtrafsud.ru

пошагово для налоговой и архив, требования

Документы это бумаги, которые имеют информацию, зарегистрированную должным образом и несущую определенную ценность для конкретных предприятий или учреждений. Для того что бы ваши бумаги были корректно оформлены необходимо много чего знать в том числе о такой процедуре, как сшивание документов. В статье мы рассмотрим как правильно сшивать документы нитками для налоговой или в архив, какие требования предъявляются к этой процедуре.

Зачем необходимо сшивать документы?

Точных требований и инструкций, относительно сшивания бумаг не существует, но при оформлении разных документов в определенные учреждения существуют нормы, в которых говориться о том, что подача документов допускается только в сшитом виде, например:

  • в архив, при подаче любых документов;
  • в налоговую инспекцию, при сдаче отчетов;
  • в суды, при передаче дел;
  • для участия в тендере при оформлении и подачи бумаг;
  • при исполнении государственной регистрации предприятий;
  • в банк, при передаче заверенных копий документов и т.д.

Процесс сшивания может проходить с помощью следующих инструментов:

  • нитей, шила и иголок;
  • скоб и степлера;
  • особых механических устройств.

Важно! Сшивать необходимо документы, которые в своем объеме составлены из более чем одной страницы.

При большом разнообразии выбора вариантов сшивания документов, в некоторые места требуется непосредственно сшитые бумаги ниткой, это сделано в целях безопасности, так как заменить листы прошитые нитью и закрепленные мокрой печатью практически невозможно, в отличие от других вариантов.

Правила и требования к сшиванию документов

Сегодня не существует одной универсальный и единственной инструкции по сшиванию документов, но среди нормативных документов есть документы, которые помогут узнать, какой вид оформления документов необходим для  учреждения.

Нормативные документы

Краткое описание

Приказ Росархива № 76 от 23 декабря 2009 годаМетодических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных
ГОСТ Р51141-98 о делопроизводстве и архивном делеМетодических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных
Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» от 26 февраля 2004 года под N-110Нормы, которые требуют при регистрации предприятий
Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лицаВ третьем абзаце первой статьи, говориться о нормах, которые требуют при регистрации предприятий
Типовая инструкция делопроизводстваНормы и правила по оформлению бумаг
Инструкция Центрального Банка РоссииОпределены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке
Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документовНормы, которые требуют при регистрации предприятий

Оформление документов для сшивания в архив

При подготовке сшивания документации в архив необходимо подготовить опись документа, которая состоит из следующих частей:

  • наименование документа;
  • дата, когда опись составили;
  • короткая аннотация;
  • опись, которая представляет собой таблицу с данными о порядковом номере, дате и названии, примечания;
  • количество листов, цифры указываются как числами, так и буквами;
  • подпись делопроизводителя.

Для того что бы документ был готов необходимо совершить следующие операции.

Этапы сшивания Короткое описание
ПодготовкаПодготовка состоит в складывании листочков в правильном порядке и ровной стопкой, создании обложки и нумерации
СшиваниеВыбрать метод сшивание и сделать данную процедуру. Прошивать необходимо дважды. Крепким узлом завязываются ниточки.
ЗаверениеПосле сшивания документ требует заверки его подлинности, что делает как делопроизводитель, так и руководитель

Какие особенности при сшивании документов для налоговой службы

Налоговая служба – серьезный орган, который требует регулярные отчеты и может самостоятельно проверять документацию на ее оригинальность и правильность оформления. При проверке, налоговый инспектор зачастую требует заверенные документы. Все копии должны полностью дублировать оригинал и заверяется. Для заверки необходимо на документ поместить реквизиты, которые предоставляют силу бумаг в юридическом аспекте. Также копии документов должны прошиваться, как и оригиналы.

Сшиваются документы с числом страниц, не превышающих 150 штук. Нумерация происходит с первого листа арабскими цифрами. Прошивка происходит в два или в четыре слоя. Нити связанные должны быть прикреплены листиком на задней части стопочки, которая закрывает место прошивки и узел. Размер наклейки должен не превышать 5х5 сантиметров. На наклейке помещается заверительная подпись, количество страниц, а также инициалы и фамилия руководителя и печать.

При подаче документов в налоговую службу необходимо прикладывать сопроводительное письмо, в котором указывать, что именно и в каком объеме Вы предоставляете в соответственный орган.

Сшивание документов нитками

Для того что бы понять как сшивать документ ниже приведена пошаговая инструкция с фотографиями. Процесс сшивания важный так как во многом от него зависит корректность оформления документов. Дисциплина документоведение включает в себя знания связанные со всеми процесами происходящими с документами и бумагами. После курса данной дисциплины человек может считать себя ознакомленным с нюансами и смело заниматься всеми делопроизводительными процедурами. Обычный же предприниматель часто связывается впервые с особенностями ведения документов. Но самостоятельно вполне можно рвзобраться и научится всему необходимому.

Итак, рассмотрим как провести сшивание документа состоящего из нескольких листов. В первую очередь нам необходимо следующие инструменты:

  • шило;
  • игла;
  • капроновая нить или шпагат;
  • клей канцелярский;
  • чистый листочек бумаги.

Прошивание на три отверстия — это один из самых распостраненных видов сшивки. Технология сшивания документов это не новинка, еще в древние времена именно с помощью иголки и ниток сшивали книги, работы и прочие бумаги. Сегодня прошивка значительно не изменилась, как ее сделать предоставлены фотографии пошаговго процесса сшивания.

Сперва, проделыванием отверстие. Иногда дырки проделывают с помощью дырокола. В нашем же случае воспользуемся помощью шила. Отверстия располагаются на расстоянии около 2 сантиметров от левого края. Как можем заметить игла не простая, а толстая и длинная, так званая «цыганская» иголка. В эту иглу заранее вдеваем нить длиной около 40 сантиметров, этого должно хватить для двух прошивов, специально что бы нити не перетерлись за время хранения.  Игла вкалывается с задней стороны оставляя края, которые в дальнейшем будут связаны с встретившимся краем при завершении прошивки.

Прошиваем снизу документ в пробитое шилом посередине отверстие, оставляем конец ниточки свободным около 10 сантиметров.

Продев иглу выводим ее на лицевую часть документа  и втыкаем в верхнее отверстие, продевая в него нить.

Проводим нить под низом документа мимо среднего отверстия и выкалываем иглу в нижнем отверстии, высовываем нить на лицевую сторону.

Аккуратно возвращаем иглу в среднее отверстие, с которого начинали совершать прошивку.

С тыльной стороны встречаются две нити, и завязывается двойной узелок.

Следующим моментом является наклеивание маленького листочка на узел и заверка документа.

3 ошибки при сшивании документов

Рассмотрим 3 основные ошибки, которые часто совершают при сшивании документов:

  • зачастую узелок заклеивают обычной бумагой – это ошибка. Заклеивать узелок необходимо особой заверительной бумагой – папиросной, для того, что бы наличие узелка было видным;
  • предоставляют оформление бумаг не профессионалу. Оформлять документы необходимо человеку, который обладает данными навыками, так как неправильно оформленная документация может стать причиной возврата бумаг;
  • используют при приклеивании заверительного листа клей, который попался под руку. Ни в коем случае не используют клей не канцелярский, это условие обязательное к исполнению.

Виды сшивания документов

Документы сшиваются в нескольких вариантах, различаются которые количеством отверстий для скрепления страничек, рассмотрим особенности и виды ниже:

Вид сшиванияРасстояние между дырочкамиОписание процедурыДля каких документов
На три дырки3 сантиметраПробивается для начала отверстие по середине и от него отмерив расстояние по обе стороны еще два отверстия. Далее переворачивается документ и нитка продевается сначала через среднее отверстие, оставив кончик ниточки на первой страничке, далее в верхнее отверстие в нижнее и ввести вновь и среднего, после чего кончики нитей связать и заклеить.документы в архив и в налоговую службу.
На четыре дырки1,5 сантиметровПробив отверстия перевернуть документ, провести нить в нижнее отверстие, далее второе отверстие снизу, верхнее сверху и получите нитку на выходе во втором отверстии, с которого начали. Далее узелок и заклеить.регистрация предприятий
На пять дырок1,5 сантиметровПодобно методу на четыре отверстия пропуская ниточку змейкой.бухгалтерская документация, которая хранить более 10 лет.

 

Также существует вариант сшивания документов с помощью одной иглы и с помощью двух. Детальная инструкция изображена ниже.

Прошивка совершается строго симметрично и вертикально. Все стежки делаются ровно, для этого отверстия необходимо делать ровно под линейку. Данная картинка демонстрирует, как сшить бумаги на четыре отверстия. На картинке выше изображено направление иглы с тыльной и лицевых сторон документов. Завершается в любом виде процесс тем, что нити связываются в один крепкий двойной узел, края остаются свободными и заклеиваются.

Где можно сшить документы?

Сшивание документов процедура важная и сложная. Если у Вас нету документоведа, который знает, как и что делать в этом вопросе, а сами Вы понимаете, что можете допустить большое число ошибок, всегда есть возможность обратится к специалистам. Специалисты, как правило, есть в любой ближайшей типографии или в архиве. Данная услуга потребует быть оплаченной, но работники этих учреждений точно качественно, профессионально и быстро сделают прошивку документации.

Ответы на актуальные вопросы по прошивке документов

Вопрос №1. Какие документы требуют прошивки?

Все документы, которые состоят из более чем двух листов требуют сшивания

Вопрос№2. Как быть с копиями и как разница между прошитыми оригиналами и копиями?

Копии также прошиваются, разница в том, что узелок не заклеивается и печать не ставится

Вопрос №3. Почему могут не принять документы?

Если Ваши документы будут прошиты не корректно, любая служба может отказать Вам в принятии бумаг

Вопрос№4. Зачем клеить наклейку и оставлять кончики нитей?

Данная процедура придумана для того, что бы было видно, что нити завязаны именно на узелок

Вопрос №5. Допускаются ли ошибки при нумерации листов?

Нумерация должна происходить внимательно, так как исправления не позволены. В случае пропуска страниц, с разрешения учреждения можно использовать цифры с буквами.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓Консультация бесплатная Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

online-buhuchet.ru

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой? :: SYL.ru

У многих предпринимателей, секретарей и бухгалтеров, особенно начинающих, возникает вопрос: "Как сшивать документы?" Казалось бы, что в этом сложного? Однако не так все просто. Документы предоставляются в контролирующие органы или сдаются в архив, а значит, должны быть оформлены с соблюдением всех норм и правил. Давайте подробно разберемся в нюансах этой темы.

Методические рекомендации делопроизводства

Делопроизводство - сложный процесс в плане оформления документации. Это касается и прошивки деловых бумаг. Нельзя просто сложить пачку листов и сшить. Очень часто документы возвращаются именно из-за того, что подшивки неверно оформлены.

Чтобы понять, как правильно сшивать документы в делопроизводстве, стоит ознакомиться с Методическими рекомендациями. Они утверждены Росархивом (23.12.09).

Для чего сшивают документы?

Прежде чем разобраться, как правильно сшивать документы, давайте обсудим, для чего, собственно, это нужно. Далеко не каждый человек знает, зачем это делается. А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде. Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д.

Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа. Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются арабскими цифрами. Ставятся они в верхнем правом уголочке. Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла. На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц. На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.

Оформление обложки

Оформляя документы надлежащим образом, стоит позаботиться и об обложке. Чаще всего она картонная. Кроме того, она может предназначаться для длительного использования, быть стандартной (формат А4) и нестандартной.

Из плотного картона изготавливают обложки в тех случаях, когда изначально предполагается длительное хранение бумаг (более двадцати пяти лет). А для подачи в государственный архив подойдет и более простой вариант.

Опись документов

Перед тем как сшивать документы, нужно все верно оформить внутри самого дела, чтобы в дальнейшем не пришлось его расшивать. Оно ведь может содержать не один пакет бумаг, а несколько. В этом случае каждый комплект должен прошиваться отдельно и содержать четкую информацию о названии папки, дате описи, перечне всех листов, Ф.И.О. ответственного лица. Сама опись не нумеруется.

Как правильно нумеруются листы

Для того чтобы правильно пронумеровать листы, следует знать некоторые правила:

  1. Номера присваиваются листам, но не страничкам. Помните об этом.
  2. Опись не нумеруется.
  3. Если среди бумаг есть письма, то нумеруются вначале конверты, а уж потом поочередно каждый лист.
  4. Номера листов ставятся в уголочке сверху (правый верхний уголок) простым карандашом. Пользуются арабскими цифрами.
  5. Если дело содержит не один том, то каждый из них нумеруется отдельно.
  6. Если внутри есть документы с собственной нумерацией, то они все равно должны пройти общую нумерацию.
  7. Листы больших форматов (А2, А3) разворачиваются, и в верхнем уголочке ставится порядковый номер. Подшиваются они только за один край.
  8. Если лист содержит полностью приклеенные фрагменты, то он имеет только один номер, а внизу следует рукой написать весь перечень наклеенных чеков, выписок.
  9. Если же фото, чеки прикреплены к листу только одной стороной, то в этом случае каждый из них будет иметь свой собственный номер.
  10. Диаграммы, чертежи и фото тоже нумеруются.
  11. Склеенные из нескольких листов схемы и карты имеют один номер, но в общей описи указывается, из скольких листов они состоят.

Допускаются ли ошибки в нумерации?

Перед тем как сшивать документы нитками, лучше удостовериться, все ли корректно оформлено. Особенно проверяйте, все ли страницы содержат верные номера. При небольших погрешностях (например, пропущены листочки) допускается буквенная нумерация, но только при согласии работников архива. Это означает, что все листы остаются без исправлений, а на пропущенных ставится цифра (предыдущего листа) и буква.

Если же допущены грубейшие ошибки, то придется переделывать работу полностью. Для этого и нужен простой карандаш, чтобы можно было стереть некорректную информацию. Но даже если вы пользовались ручкой, не беда. Зачеркиваются аккуратно старые номера, а рядом вписываются новые. В этом случае меняется и заверительная записка. Она, конечно, не изымается из дела. Просто вкладывается новая.

Как правильно сшивать документы ниткой?

Если вы подготовили все документы и уверены в правильности всех вложений, можно переходить к следующему этапу. Прошивают листы только специальными нитками (их еще называют банковским шпагатом) и иголкой. А как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Давайте подробно, шаг за шагом, рассмотрим, как это делается.

Оформить дело нужно таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было прочитать. Поэтому с левой стороны, на расстоянии полутора сантиметров от края, прокалываются шилом три дырочки, одна под другой. Среднее отверстие должно располагаться ровно посередине, а два остальных - находиться в трех сантиметрах от него.

Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы. Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат. Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы. Очень длинной ее не делайте, т. к. она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить.

Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное – 2, а нижнее – 3. Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие. Вот как сшивать документы в архив.

Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади). Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.

Заверим документы подписью

Как правильно сшивать документы, вроде бы разобрались. Теперь осталось заверить подшивку подписью. Она, кстати, так и называется - заверительная. Делается она на отдельном листике и приклеивается на задней стороне последней страницы. Записка обязательно должна содержать информацию о том, каково количество прошитых бумаг, с указанием особенностей (возможно, это наличие справок, фото, рисунков, чертежей).

Заверительная надпись подписывается непосредственно директором или его заместителем, который указывает свою должность. Сама записка тщательно приклеивается на шпагат, которым мы шнуровали дело. Сверху на нее ставится печать предприятия. Но есть один нюанс. Оттиск печати должен частично быть на записке, а частично - на самом листе дела. Это очень важный момент. И о нем следует помнить.

Мы поэтапно рассмотрели, как сшивать документы. Фотографии, представленные в статье, более наглядно продемонстрируют процесс.

Есть ли отличия в оформлении документов для налоговой?

Мы неспроста хотим особое внимание уделить именно оформлению документов для налоговой. Знание нюансов и особенностей позволит избежать некоторых проблем, а именно придирок со стороны контролирующих лиц. Небрежность в этом вопросе может породить лишние претензии.

Таких случаев немало, когда возвращают дела, мотивируя ненадлежащим оформлением. Неспроста Минфином РФ было дано специальное разъяснение (письмо от 29.10.15г. № 03-02) относительно правильности предоставления прошитых документов, а также их копий в бумажном виде.

Хочется напомнить, что при проведении проверок налоговая имеет право истребовать в бумажном варианте копии документов, которые должны быть заверены. Минфин разъясняет, что копия - это экземпляр, полностью воспроизводящий оригинал. Заверенным считается только тот вариант, на котором присутствуют все реквизиты, дающие бумаге юридическую силу. При этом ведомством даются рекомендации, как правильно сшивать документы и их копии. Даже ксерокопии подаются подшитыми. И не принимаются в ином виде.

Как сшивать документы для налоговой?

Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов. Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого. Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой. Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.

Рекомендации даются не только относительно того, как сшивать документы, но и как оформить бумажную наклейку на оборотной стороне. Она должна закрывать место прошивки и сам узел. Размеры наклейки не превышают сорока - пятидесяти миллиметров. На ней размещается заверительная подпись с указанием числа пронумерованных страниц. Подписывается это все руководителем организации или иным представителем, имеющим такие полномочия. Далее ставится печать предприятия - таким образом, чтобы она захватывала и наклейку, и подпись с Ф.И.О. человека, заверившего документы.

Ведомство однозначно подчеркивает, что при оформлении подшивок следует обеспечить сохранность и целостность самих оригиналов и их копий. Сшитые документы предоставляются в налоговую с сопроводительным письмом. В нем указывается основание подачи подшивок, их количество, число листов в каждой из них.

Мы проанализировали рекомендации Минфина относительно того, как сшивать документы при их подаче в контролирующие органы. Как видим, принципы все те же, но есть небольшие нюансы.

Вместо послесловия

В нашей статье мы поговорили о том, как правильно сшивать документы в архив, для налоговой или просто в делопроизводстве. Много споров есть на этот счет, поскольку нет единого стандарта. Но если создать подшивку газет и документов просто для хранения в офисе в течение определенного времени не составит особого труда, то уж к сшиванию и оформлению бумаг для подачи их контролирующим органам нужно отнестись со всей ответственностью, дабы избежать проблем. Вообще считается, что подшивка является наиболее надежным способом хранения деловых бумаг, поскольку их сложнее изменить или подделать. Надеемся, наша информация будет для вас полезной.

www.syl.ru

Как правильно прошивать документы: схема, образец, инструкция

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Основные принципы сшивания документов

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

  • Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

  • Название организации.
  • Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
  • Индекс дела.
  • Заголовок дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома.
  • Количество листов в подшивке.
  • Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

  • Название документа.
  • Дата подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
  • Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  • Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

  • Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
  • Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
  • Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
  • Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
  • Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
  • Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
  • Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
  • Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
  • Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

  • С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
  • С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
  • С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
  • С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Фото инструкция по прошивке документов нитками

Общая схема прошивки документов

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

  • 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
  • 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
  • 15 лет – для научной документации.
  • 5 лет – для кинодокументов.
  • 3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

  • Дата составления описи.
  • Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
  • Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

  • Контроль группировки документов в деле.
  • Подшивка.
  • Нумерация листов.
  • Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
  • Составление описи дела.

Видео: Как прошить документы для архива

Как прошить документы для налоговой

Фото: Заверительная надпись

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

  • Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
  • Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
  • Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
  • На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
  • Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

  • Количество листов в деле (цифрами и прописью).
  • Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
  • Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

ru-act.com

Как прошить документы для налоговой и нужно ли прошивать устав в 2018 году

До 4 июля 2013 года, пока не вступил в силу Приказ ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@, действовало обязательное требование по сшиванию многостраничных документов, подаваемых при государственной регистрации ООО или ИП. А вот осталось ли оно в силе и нужно ли прошивать документы для налоговой, попробуем разобраться.

Обязательно ли прошивать документы в налоговую

Обратимся к упомянутому Приказу ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@, а точнее — к разделу «Общие требования к оформлению представляемых документов».

Там ничего не сказано о том, что многостраничные документы подаются в прошитом и пронумерованном виде.

До этого Приказа действовал Приказ ФНС РФ от 01.11.2004 N САЭ-3-09/16@, ныне утративший силу. Также есть Письмо ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/3512@, где четко сказано, что нет обязательного требования прошивать документы, в том числе учредительные документы, а также заявления.

Но все ли так просто?

Нужно ли прошивать формы заявлений перед заверением у нотариуса

Вообще, нотариус обычно берет за заверение формы заявления полную стоимость, состоящую не только из госпошлины за совершение нотариального действия (около 300р.), но и за оказание услуг правового и технического характера (УПиТХ), и выходит за всё где-то 1500-1600р. Учитывая, что чаще всего заявление к нему приносят готовое (хотя по-хорошему он должен его тогда составить, или хотя бы распечатать и проверить на соответствие законодательству), то нотариус его и сшивать должен. Все равно деньги берет. Обычно он же его и сшивает, хотя некоторые требуют принести уже прошитым, все зависит от нотариуса.

В свете того, что на подписании у Президента РФ лежит законопроект №285286-7, дающий заявителю право не платить за УПиТХ, если все действия он сделал сам, а также дающий перечень действий нотариуса, подпадающих под УПиТХ, то вскоре прошивать тоже придется самим. Иначе нотариус примет это на счет «иные услуги правового и технического характера», и потребует за это отдельную плату.

В любом случае, форма, заверенная нотариусом, должна быть, по логике вещей, прошита. Вопреки мнению Письма ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/3512@, поскольку никто не мешает, после заверения у нотариуса листа «Сведения о заявителе», поменять какие-либо листы заявления, и подать их в непрошитом виде, дескать, «запрета-то нет». Да и любой мало-мальски опытный инспектор у вас такую форму просто откажется принимать.

Какие документы рекомендуется прошивать

Да в целом, все те же многостраничные документы. Не потому, что их не примут (за исключением формы заявления, ее, как уже сказано, сшивать обязательно), а скорее для того, чтобы кто-то что-то не потерял. Хотя бы скрепите степлером, или, на худой конец, скрепкой.

Как правильно прошить документы, способы прошивки

Правильного способа, как такового нет. Просто сшивка должна удерживать вместе все листы документа, не мешать его читаемости, и удобству перелистывания. Само собой, если вы устав сошьете не слева, а сверху, или в другом месте, или вообще «уголком», то это скорее всего вызовет в лучшем случае недоумение инспектора. А то и отказ его принять.

Рекомендуемый способ прошивки документов для налоговой – прошивка в три дырки, осуществляется следующим образом:

Как пронумеровать страницы

Страницы нумеруются арабскими цифрами, в большинстве офисных программ есть функция автоматической нумерации. Вряд ли вы будете писать устав или протокол от руки, поэтому воспользуйтесь плодом технического прогресса.

Сквозная нумерация самого заявления осуществляется в специально отведенных для этого знакоместах:

Прошнуровано и пронумеровано образец

Вариантов этой надписи много, на данный момент ее требуется приклеивать на протоколы или договоры, подаваемые в инспекцию. На учредительные документы не нужно, налоговая сама ее сделает. А вот и образец:

Скачать образец наклейки прошито и пронумеровано. 

С печатью (для документов, где ее необходимо ставить):

Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью:

____  (_________________) листов;

Генеральный директор ООО «_________________»

__________________/___________/

М.П.

И без печати (решения, протоколы):

Всего прошито, пронумеровано:

____  (_________________) листов

Председатель общего собрания участников

ООО «_________________»

__________________/___________/

bizneszakon.ru

Как правильно сшить документы нитками и заверить их

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Как правильно cшить документы нитками

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Видео: как прошить документы в большой папке для архива

Видео:  в некоторых случаях документы сшивают на уголок

Видео: как можно прошивать документы с помощью станка

Как заверить прошитые документы

Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___».

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Подготовка  документов для регистрации ИП

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.

delatdelo.com

Как правильно сшить документы для налоговой. lawyertop.ru

Краткие ответы на налоговые вопросы

3) на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;

2) все листы в сшиве прошиваются на 2 — 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 — 60 мм на 40 — 50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 — 2,5 см;

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой

Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы. Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат. Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы. Очень длинной ее не делайте, т. к. она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить.

Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное – 2, а нижнее – 3. Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие. Вот как сшивать документы в архив.

Как правильно сшить документы для налоговой

  1. Ставится номер в правом верхнем углу.
  2. Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
  3. При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
  4. Тома дела нумеруются по отдельности.
  5. При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.
  1. Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
  2. Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
  3. Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
  4. Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
  5. Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
  6. Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.

Минфин: как сшивать документы для налоговой

3) на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;

В связи с поступающими обращениями по вопросу о представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе впредь до нормативного правового урегулирования указанного вопроса Министерство финансов Российской Федерации разъясняет следующее.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия.

Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Как правильно сшивать документы нитками в ручную

Заверение венчает весь процесс сшивания дела, если только не требуется заверить отдельно каждый лист. Заверение – это подпись уполномоченного лица, которое и будет отвечать за передачу всех сшитых документов для налоговой, архива или в другие инстанции. Она ставится на обороте последнего листа.

  • Перед тем, как начать проставлять цифры, нужно вытащить все чистые листы из дела и отложить в сторону опись – она в нумерации не значится. Затем отсортируйте вложенные документы по датам или иным критериям, например, по странам или алфавиту. Тендеры являются исключением: для них фирмы сами указывают расположение.
  • Далее вам потребуется простой карандаш. В простых листах нумерация проставляется в правом углу сверху; во вшитых картах, фотографиях, чертежах и прочем — наоборот, в левом верхнем углу на обороте. Листы большого формата проставляются сверху справа спереди. Даже если карта состоит из нескольких листов, склеенных в один, она является одним листом в документе. На ее обороте при этом пишут количество листов: «Лист № ххх – схема-склейка из ххх листов». Это относится и наглухо наклеенным на лист фотографиям, схемам и вырезкам: «На листе № ххх наклеено ххх вырезок и ххх фотографий согласно описи на обороте». Если подобные вставки приклеены только с одного угла, то они являются отдельными листами и нумеруются отдельно.
  • Стоит сразу отметить особенности прошивки больших форматов: сверните лист до необходимого формата, приложите к документам и посмотрите, в каком месте будет проходить нить. Именно там вы и должны прошить его и нигде иначе.
  • Если внутри дела присутствует документ с собственной нумерацией (брошюра, журналы, газеты), то ее можно оставить без изменения только в том случае, если номера совпадают с общими. В ином случае документ подлежит перенумерации с включением в общий список. Если в дело оказался вшит конверт с материалами, материалы нужно пронумеровать отдельно, на конверте поставить нужный номер и составить отдельную опись вложения. Отдельно нумеруют и тома или части одного дела.
  • Если вы допустили ошибку при нумерации, нужно осторожно зачеркнуть цифры косой чертой и поставить рядом нужную цифру. При этом составляется новая заверительная надпись. Если ошибок слишком много, дело перенумеровывают, старую заверительную надпись зачеркивают и составляют новую. Если в дело добавляют новые листы, документ придется полностью перенумеровать. В исключительных случаях можно допустить использование букв взамен цифр: 1, 2, 2а, 2б, 3.

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой

Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов. Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого. Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой. Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.

Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади). Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.

Как правильно прошивать документы

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003 , есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141 .

  • Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
  • Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
  • Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
  • Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Как правильно сшивать документы

Довольно часто предприниматели сталкиваются с необходимостью сдачи документов для проверки, к примеру, в налоговую инспекцию, пенсионный фонд или для архивного хранения. При этом скреплять их степлером или склеивать категорически запрещено. В подобных случаях необходимо сшивать документы.

Как правильно сшить документы государственные контролирующие структуры не рассказывают, поэтому предпринимателям приходится изучать этот вопрос самостоятельно. Единых для всех правил для прошивки документов нет, однако помочь в этом вопросе может изучение Методических рекомендаций по делопроизводству, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 года.

05 Авг 2018      toplawyer         32       Поделитесь записью

lawyertop.ru