Инкассация денежных средств: сущность, организация, особенности услуги. Как проводится инкассация в магазине


Сдача денег инкассаторам - оформляется кассиром, процедура проводки, банк, бухгалтерская запись

Все организации обязаны сдавать выручку, превышающую допустимый кассовый лимит, в банк. При больших суммах предприятия прибегают к услугам инкассаторской службы банка.

Инкассация — это сбор инкассаторами из кассы денежных средств, расчетно-платежных бумаг, векселей клиентов банков с гарантией сохранности до момента сдачи в банк и зачислением впоследствии на счета клиентов.

Процедура хранения, перевозки, инкассации наличности в российских банках закреплена в Положении ЦБ РФ № 318-П от 24.04.08 (далее — Положение 318-П) и Законе № 86-ФЗ от 10.07.02. Согласно документам, инкассацию могут осуществлять только организации системы Банка России.

Главные формальности

Осуществлять инкассацию ценностей можно следующим образом:

  • через обслуживающий компанию банк путем оформления договора;
  • через отделение Центробанка составляется трехстороннее соглашение между ЦБ, фирмой и обслуживающим ее банком;
  • через прочие банки, предоставляющие подобную услугу также по трехстороннему договору.

Задачи и функции службы

Инкассаторская служба призвана выполнять следующие задачи:

  • доставлять средства предприятий в банк;
  • перевозить выручку из мест торговли в офис компании для последующей сдачи ее в кредитную организацию;
  • доставлять деньги и банка в кассу фирмы для выдачи заработка персоналу;
  • перевозить средства в торговые точки при оформлении кредита под покупку;
  • доставлять валюту из банка в пункт обмена;
  • перемещать наличность между отделениями банка;
  • сопровождать и охранять банковских служащих при перевозке им ценных бумаг.

Инкассация финансов хозяйствующих субъектов способствует быстрому и безопасному зачислению денег на счет, обеспечивает кассу головного предприятия и его торговых точек купюрами разного номинала и монетами. Услуги инкассаторов также включают перевозку материальных ценностей и документации.

Инкассация любого банка состоит из специалистов высокой квалификации. Они качественно выполняют свои обязанности, связанные с перевозкой различных ценностей. Кроме доставки налички, сотрудники данной службы подбирают банкноты нужного номинала и разменную мелкую монету.

Бланк предпроводительной ведомости к сумке 0402300

Правила и бухучёт

Для каждой инкассаторской службы банк готовит явочные карты. Их форма 0402303 принята Положением 318-П. В документе фиксируют номера порожних сумок, данные компании (название, адрес, телефон), график работы, время заезда и т. д.

В зависимости от объема наличности определяется, сколько сумок потребуется инкассаторам. Каждая из них имеет индивидуальный номер. Периодичность заездов определяется по согласованию руководителей инкассаторской службы и организации.

Накануне выезда инкассаторы получают:

  • сумки для налички;
  • доверенности;
  • штамп;
  • ключи;
  • явочные карты.

Скачать образец бланка предпроводительной ведомости к сумке 0402300

По приезде в компанию приемщик денег показывает кассиру:

  • паспорт;
  • доверенность;
  • явочную карту;
  • пустую сумку.

Кассир показывает образец пломбы, передает опломбированную сумку с деньгами, накладную и квитанцию к ней.

В сумку вкладываются препроводительная ведомость и реестр операций. Суммы в документах и в сумке должны совпадать.

Инкассатор проверяет:

  • соответствие пломбы на сумке шаблону;
  • правильно ли оформляется сопроводительная документация;
  • равенство сумм в бумагах;
  • совпадает ли номер на сумке со вписанным в карточку.

При ошибке в явочной форме исправление может делать только кассир. Он зачеркивает неправильные сведения и рядом указывает верные, заверяет их.

Получая сумку с наличкой, инкассатор подписывает квитанцию, ставит штамп, дату и возвращает бумагу кассиру.

При обнаружении нарушения в целостности сумки или пломбы, неверного заполнения ведомости, сумку инкассатор не принимает. При наличии времени инкассатор ждет, когда изъяны устранят либо сумку примут при повторном заезде. Запись об этом делается в явочной карте.

Если кассир не сдал сумку приемщику средств, в форме 0402303 тон пишет «Отказ», указывает причины и расписывается.

Сдача денег инкассаторам оформляется расходным ордером (РКО) с применением счета 57 «Переводы в пути».

В таблице приведены возможные проводки по оформлению операций по инкассации:

Содержание операции Дт Кт
Оплачен счет за услуги инкассаторов 76 51
Учтены инкассаторские услуги 91.2 76
Передана наличка из кассы инкассаторам 57 50
Поступили деньги на счет, поступившие в банк от инкассаторов 51 57
Выявлена недостача средств, подготовленных для инкассации 94 57
Недостача отнесена на виновника 73 94
Недостача погашена кассиром наличными (удержана из заработка) 50 (70) 73
Учтен излишек, зачисленный на счет 57 91.1

Кассир несет материальную ответственность за вверенные ему ценности. При недостаче в кассе проводят ревизию.

Организации и должностные лица несут ответственность по ст. 15.1 КоАП за несоблюдение порядка работы с наличностью и ведения операций по кассе. Для уполномоченных лиц штраф составляет 4 тыс. р. — 5 тыс. р., для организации его величина в 10 раз больше.

Статья 15.1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований

Бланк квитанции к сумке

Этапы процесса сдачи денег инкассаторам

Инкассация выручки включает следующие этапы:

Подготовка ценностей к отправке
  • Она проводится кассиром до приезда инкассаторов. Для этого используются аппараты-пломбиры, штампы, пломбы и т. д. Число сумок определяется по объему наличности. Каждая имеет порядковый номер и пломбируется в установленном порядке.
  • Перед распределением по сумкам деньги кассир пересчитывает и упаковывает. Лучшим вариантом является применение специальных депозитных машин. Они имеют несколько функций и используются для пересчета, хранения, приема купюр. Ряд опций этих устройств автоматизирован, что облегчает работу ответственного лица и снижает вероятность ошибок, вызываемых человеческим фактором.
Сдача денег инкассаторам Вместе с сумками инкассаторы получают препроводительную ведомость. Документ составляют в трех экземплярам: по одному для инкассатора и кассира, третий вкладывают в сумку с деньгами.

При передаче ценностей допускается присутствие следующих лиц:

  • главного бухгалтера;
  • руководителя;
  • старшего кассира;
  • контролера;
  • ревизора.

Инкассатор проверяет соблюдение правил сдачи денег и при отсутствии замечаний забирает сумки.

Доставка налички в банк и их сдача-приемка На этом этапе инкассаторы действуют по внутренним правилам. На них полностью лежит ответственность за сохранность денег. Приехав в банк, инкассатор действует по инструкции: выполняет определенные действия и оформляет нужные бумаги.

Отдельные алгоритмы

Процедура инкассации ценностей может несколько отличаться в зависимости от некоторых критериев. В любом случае клиент должен заключить с банком договор на предоставление данной услуги. Ее стоимость зависит от тарифа кредитного учреждения. Выгоднее всего пользоваться сервисом обслуживающего отделения банка.

Банк

Как только инкассатор забрал ценности, кассир перестает нести материальную ответственность за них.

Деньги поступают в банк по определенной схеме:

  1. По согласованию с клиентом разрабатывается график следования инкассаторского автомобиля.
  2. Инкассатор заполняет специальную карточку и отдает ее в банк.
  3. Сотрудник кредитной организации получает необходимые для работы атрибуты (документы, штамп, сумки и т. д.).
  4. Кассир накануне сдачи выручки предъявляет инкассатору бумаги, подтверждающие его право распоряжаться ими (накладная, квитанция, пломба).
  5. Кассир заполняет явочную карту.
  6. Инкассатор проверяет бумаги, сверяет суммы в них и в сумке, забирает ценности.

Когда сумка попадает в банк, уполномоченный сотрудник проверяет:

  • правильность оформления сопроводительной документации;
  • целостность сумки и штемпеля на ней;
  • соответствие номеров на сумке и в накладной.

Если нареканий нет, наличка принимается. Инкассаторы возвращают ключи, карточки, штамп, доверенность. На этом процесс доставки денег считается завершенным. Банку остается перевести деньги на счет клиента. В отношении физлиц данная процедура осуществляется аналогично.

Расходный кассовый ордер

Магазин

Продавец магазина должен сдать инкассаторам наличность, превышающую установленный кассовый лимит. При передаче денег он должен их оприходовать соответствующим ордером и сдать по расходнику. Эти действия нужно отразить в кассовой книге.

Перед выездом инкассатор получает пустые емкости для денег, ключи, документы и т. д. Приехав в магазин, инкассатор предъявляет продавцу паспорт, отдает сумки, доверенность, явочную карточку.

Кассир проверяет бумаги. Если претензий нет, он заполняет сумки банкнотами, вкладывает туда ведомость и реестр, опломбирует, передает сотруднику банка вместе с сопроводительными бумагами (накладная и квитанция).

Кассиром составляется ведомость сопровождения и реестр операций. Итоговые суммы в них должны совпадать. Ту же сумму он указывает в явочной карте.

Инкассатор проверяет бумаги на наличие ошибок, целостность штемпеля, его соответствие оригиналу, пересчитывает купюры. Затем он расписывается и ставит дату в квитанции о приеме ценностей. Возвращает ее продавцу.

Если банковский работник отказывает в приеме денег, то кассир в явочном листке указывает причины, дату, пишет слово «отказ» и подписывает его.

Без кассы

Кассовые операции оформляются только при наличии ККМ. Данное требование установил Закон о применении кассовой техники № 54-ФЗ от 22.05.03. В документе указаны случаи, когда наличку можно принять и при отсутствии кассы.

В таких ситуациях предприниматель должен заполнить приходный и расходный ордера и сдать деньги в банк.

Иногда организации или ИП просят клиентов подготовить платежку, по которой сами вносят деньги на счет от имени плательщика.

Одним из вариантов зачисления на счет налички является использование сервиса «Банк онлайн». При этом наличный расчет замещается безналичным.

Указанные методы являются исключениями. При ревизии налоговики могут выявить данные факты и оштрафовать предприятие. При осуществлении наличных расчетов следует приобрести кассу и сдавать выручку в банк.

Документальное оформление и проводки

Деньги инкассаторам передает кассир по расходному кассовому ордеру. В строке «Выдать» он указывает свое ФИО, а в графе «Приложение» — первичку с номерами и датами. Кассир делает соответствующую запись в кассовой книге и оформляет препроводительную ведомость, накладную и квитанцию к сумке, явочную карточку.

Деньги уполномоченный сотрудник подготавливает, складывает в сумку вместе с ведомостью, опломбирует, передает инкассатору вместе с накладной.

Принимая ценности, инкассатор подписывает и ставит штамп на квитанцию. Она остается в организации. Такой порядок прописан в Положении 318-П.

Для отражения факта выдачи средств из кассы инкассаторам в бюджете делается проводка:

Дт 201.23.510 Кт 201.34.610.

Зачисление денег на расчетный счет оформляется так: Дт 201.11.510 Кт 201.23.610. По вышеуказанным операциям производится увеличение забалансовых счетов 17 и 18 по дебету и кредиту соответственно.

Такие операции предусмотрены Инструкциями 174н (п. 77, 78) и 154н (п. 365, 367).

Обособленные единицы не вправе передавать друг другу наличку, минуя кассу головной компании. Можно утвердить внутреннюю схему движения денег между структурными единицами, но это может привести к конфликтам с контролирующими органами.

По Указаниям ЦБ (№ 3210-У) допускается перемещение денег между подразделениями с заполнением кассовых ордеров. Правила их составления отражены в постановлении Госкомстата № 88. В расходнике по строке «Основание» пишется хозяйственная операция, например, «передача наличных представителю подразделения № 3 по заявке № 15 от 25.03.17». В приходнике аналогично оформляется поступление средств.

Бухгалтерская запись у бюджетников будет такой:

  • Дт 304.04.610 Кт 201.34.610 (субсчет касса 1) — средства выданы представителю отделения 2 из кассы отделения 1;
  • Дт 201.34.510(субсчет касса 2) Кт 304.04.510 — наличка поступила в кассу 2.

Итак, услуга по инкассации денег очень удобна для хозяйствующих субъектов. Ее стоимость невелика, а руководители могут не беспокоиться о сохранности денег и сэкономить время их сбора с различных торговых точек. Главное при этом — грамотно оформлять документы и действовать по установленным законодательством правилам.

Ставка рефинансирования ЦБ РФ в 2018 году установлена на том уровне, который был рассчитан специалистами на государственном уровне.

Как по правилам составить акт на уничтожение бухгалтерских документов — мы расскажем.

Отсюда вы сможете узнать, как выглядит образец справки о заработной плате.

buhuchetpro.ru

Как проводить инкассацию 🚩 Рынок инкассаторских услуг в 2017 году 🚩 Финансы 🚩 Другое

Автор КакПросто!

Перевозка купюр является очень серьезным мероприятием, которое сопряжено с высоким риском. Важно учесть все мельчайшие детали, чтобы вся операция прошла успешно, и рассмотреть пошаговый алгоритм ее выполнения.

Статьи по теме:

Инструкция

Произведите все подготовительные мероприятия перед приездом инкассаторской группы. Оповестите данное подразделение заранее. Следите за тем, чтобы интервал от вызова группы до ее прибытия составил не более 45 минут. Очистите черный вход в здание, убрав все машины, ящики или посторонние предметы. Ничто не должно отвлекать сотрудников от выполнения их обязанностей. Убедитесь в том, что инкассаторы будут ехать по хорошо освещенным улицам на всем протяжении маршрута. Проверьте целостность сумок, в которые нужно будет складывать купюры. Пересчитайте тщательно деньги для перевозки. С этим не должно быть никаких проблем. Прикрепите три квитанции, в которых будет указана сумма для перевозки. Дайте их заверить кассиру. Проведите прием инкассаторской группы. Время их работы не должно превышать 8 минут. Стремитесь делать все как можно быстрее и четче. Встретьте инспектора-сборщика группы у дверей черного входа и проведите внутрь здания, где нужно произвести расчет. Всегда проверяйте удостоверение личности сборщика. Оставьте охранников снаружи двери для защиты инкассаторов. Приступите к передаче сумок сотрудникам службы. Вновь проверьте внешний вид, наличие купюр - все строго по документации. Сверьте накладные и записи во всех экземплярах. Заверьте все печатью и подписью для передачи средств на руки. Не позволяйте сборщику пересчитывать средства или прикасаться купюрам. Получите от инспектора-сборщика явочную карту, три экземпляра препроводительных ведомостей, приходную квитанцию, сумки. Проверьте наличие печатей и подписей, сумки и наличие бланков на каждую из них. Переложите деньги в сумки, если все указано правильно. Пометьте все денежные сумки и поместите их в спецчемодан. Проследите, чтобы инспектор-сборщик прикрепил их к левому запястью. Известите инспектора охраны группы об окончании приема денежных средств. Посмотрите как проходит загрузка сумок в машину инкассаторов. Доложите начальству об их отправке и успешной проведенной инкассации.

Источники:

  • Рынок инкассаторских услуг в 2013 году

Совет полезен?

Распечатать

Как проводить инкассацию

Похожие советы

www.kakprosto.ru

Инкассация денежных средств. Что включает в себя эта банковская операция

Инкассация денежных средств - что это такое? Наверное, многие задаются этим вопросом. Данная статья поможет во всем разобраться. Для начала следует дать определение представленного термина. Итак, это процедура сбора и последующего перевоза наличной валюты как между различными организациями, так и между подразделениями одной. Помимо этого, инкассация денежных средств подразумевает перемещение любых ценностей. Например, важных документов, драгоценных металлов, банковских карт и многого другого.

Порядок проведения

Поскольку инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов, так же как и прочие банковские процедуры, является кассовой операцией, то предварительно необходимо оформление некоторых бумаг. Для начала заключается договор между организацией, предоставляющей инкассаторские услуги, и фирмой, которой они необходимы. Однако не стоит ограничиваться только юридическими лицами, поскольку существуют ситуации, в которых инкассация денежных средств для физических лиц также востребована.

Важно помнить, что организации по предоставлению подобных услуг тесно сотрудничают с банками, которые, в свою очередь, ежемесячно оформляют номерные явочные карточки. В них подробно указываются: наименование, контактные данные, адрес и время работы организации, номера закрепленных за ними сумок, а также время и периодичность заезда инкассаторов. Конечно же, последние из перечисленных данных определяются в соответствии с объемом перевозимых ассигнаций. Каждой порожней сумке, участвующей в описываемом процессе, присваивается собственный номер. Затем руководитель инкассаторской службы согласует с обслуживаемой организацией время прибытия специализированных машин.

Все необходимое

Конечно же, процесс под названием «инкассация денежных средств» требует соблюдения многих правил, одним из которых является не только получение порожней сумки, но и оформление сопутствующих документов. Итак, список всего необходимого, выдаваемого сотруднику перед выездом, выглядит следующим образом: специализированная емкость, обозначенная индивидуальным номером, ключи, штамп, явочные карточки, а также доверенности на перевозку валютных средств или иных ценностей.

Действия по прибытии

Нормативными актами прописана последовательность действий, которые обязан произвести уполномоченный сотрудник, доставленный на место оказания искомых услуг. Для начала кассир обязан проверить документы, удостоверяющие личность прибывшего лица, доверенность на перевозку, явочную карту, а также принять новую порожнюю сумку, закрепленную за данной компанией. И, в свою очередь, предоставить образец пломбы и заполненную ассигнациями сумку, не забыть при этом приложить соответствующую накладную и квитанцию. Помимо этого, в обязанности кассира входит составление документа, где указываются все проведенные операции. Затем ведомость и заполненный реестр проверяются на соответствие заявленных сумм, и бумаги вкладываются в сумку с наличностью. Следующим пунктом, который включает процесс под названием «инкассация денежных средств», можно считать процедуру опломбирования. В присутствии кассира необходимо проверить целостность как поставленной пломбы, так и сумки, а также недоступность к находящемуся внутри содержимому. Сотрудник обслуживаемой организации заполняет явочную карточку, после чего уполномоченное лицо сверяет номера на ней, в квитанции и в накладной. В том случае, если при заполнении явочной карточки кассиром была допущена ошибка, то ее необходимо сразу же исправить на верную запись. Это действие должно быть совершено одним и тем же сотрудником. Правильность новой отметки заверяется подписью кассира.

Важные условия

В процессе приема сумки с денежными средствами и всеми сопутствующими документами инкассатор подписывает квитанцию, заверяет ее штампом организации и прописывает дату, после чего возвращает ее кассиру. Однако возможны случаи, когда работник обслуживающего учреждения находит различные нарушения. Важно отметить, что отступлением от предписанных правил являются не только дефекты сумки и опломбирования, но и неверное составление препроводительной ведомости к ней. Сразу возникает вопрос: что же делать в такой ситуации? Инкассация денежных средств будет успешно завершена, если найденные дефекты можно устранить в присутствии уполномоченного лица, не нарушая при этом графика его работы. В том случае, если произвести действия по устранению нарушений в кратчайшие сроки не представляется возможным, то прием сумки не производится. Следовательно, инкассация денежных средств (в магазине, например) осуществляется при последующем посещении обслуживающей организации. Конечно же, необходимо не забыть поставить соответствующую отметку в графе «повторные заезды» явочного листа.

Прием сумки в банке

Данная процедура имеет некоторые характерные отличия и считается более сложной, чем получение денежных ассигнаций и прочих материальных ценностей инкассаторской службой. Для начала необходимо отметить порядок действий, производимых работником банковской структуры. Он обязан проверить соответствие внесенных записей во всех прилагаемых документах: накладной, явочной карточке или квитанции, а также внимательно осмотреть сумку на наличие повреждений (таких как заплатки, разрывы ткани, наружные швы, разрывы обвязки или появление там узелков), выявить дефективность пломб и замков. После этого следует произвести сверку номеров, указанных на сумке и на сопутствующих документах.

Нарушения на данном этапе

Если сотрудником банковской службы выявляются несоответствия в сопроводительных бумагах, то делается пометка в графе примечаний журнала проверки, который в дальнейшем визируется как принимающей, так и сдающей стороной. В том случае, если на сумке обнаруживаются какие-либо следы повреждений, то она подлежит вскрытию с последующим пересчетом содержимого (поштучного или полистного). Выявление недостачи или излишка фиксируется в акте вскрытия. Туда также заносятся наименование и реквизиты организации, дата и причина вскрытия, а также должности, фамилии и инициалы работников, производивших вскрытие и присутствовавших при нем, сведения о помещении, где была проведена данная процедура.

Инкассация денежных средств: проводки

Поскольку вышеописанная процедура подпадает под категорию бухгалтерского учета, то необходимо оформить кассовый расходный ордер, где будет использован счет 57 «Переводы в пути». Это считается удобным как для организаций, так и для самих инкассаторов. Рассмотрим следующий пример. Организации необходимо передать сумму в 700 тыс. у. е. в банк для последующего зачисления на некоторый расчетный счет. Комиссия составляет 0,2% от полученной величины.

Учет передачи наличности в банк
ОперацияПроводкиСумма (у. е.)Документ-основание
Передача из кассы инкассаторской службе

К-т 50

Д-т 57

700 000Кассовый расходный ордер, квитанция
Зачисление средств на расчетный счет

К-т 57

Д-т 51

700 000Банковская выписка по расчетному счету
Комиссия банка (0,2%)

К-т 51

Д-т 91.2

1400Банковская выписка по расчетному счету

Таким образом, инкассация денежных средств наглядно представлена в вышеизложенной таблице.

fb.ru

Порядок проведения инкассации денежных средств

Многие современные компании пользуются услугами организаций, которые специализируются на инкассации. Обусловлено это тем, что создавать собственную инкассационную службу дорого и обычно непродуктивно. Поэтому компании обращаются к инкассаторам, чтобы те отвезли наличные деньги в банк. Эта процедура помогает сэкономить деньги и защитить их от мошенников. А в нашей сегодняшней статье мы подробнее раскроем порядок проведения инкассации денежных средств и расскажем о нюансах данной операции.

Что входит в услугу

Регулирует процесс инкассации указание Банка России № 3210-У. Иные нормативные бумаги отсутствуют. Под инкассацией понимается процедура сбора наличных денежных единиц и документов и перемещение их в банк для перевода на лицевой банковский счет компании. Выполняет эта процедура следующие важные задачи:

  • Доставка выручки торговой организации в банк.
  • Доставка денег из разных торговых точек в офис компании, чтобы оттуда передать их в банковскую организацию.
  • Перевозка денег из банка в офис для выплаты зарплаты сотрудникам.
  • Перевозка взятых в кредит денег из банка в офис.
  • Доставка денежных средств из банковского учреждения в обменные пункты.
  • Перевозка наличных между филиалами одной организации.
  • Охрана сотрудников банка, которые перевозят документы или деньги.

Инкассация позволяет оперативно и, главное, с высокой степенью безопасности перемещать наличную выручку на расчетный банковский счет, что удобно. Также данная процедура поможет наполнить кассу необходимыми монетами и купюрами мелкого достоинства для удобства размена. Интересно, что сотрудники службы инкассации могут заниматься перевозкой не только денег, но и важных документов.

Как проводится инкассация

Инкассация денежных средств экономит рабочее время фирмы. Сотрудники, которые передали инкассаторам денежные средства, перестают нести за них ответственность, а это значит, избавляются от лишней головной боли. Чтобы получить еще большую экономию, некоторые фирмы, работающие под одной крышей, заключают с инкассаторской службой совместный договор. Это удобно, если компании работают по одному графику, и услуга, таким образом, обходится дешевле всем. Подготовка нужных документов на предприятии входит в обязанности кассира, на его плечах заполнение бумаг и взаимодействие с инкассатором.

Подготовка документов для инкассаторов выполняется кассиром, который отвечает за полноту и своевременность оформления документов.

Инкассация проходит по следующей схеме:

  1. Составляется график движения инкассаторской машины, который согласовывается с компаниями.
  2. Дежурный сотрудник инкассации заполняет специальную карточку, которая отдается в кредитную организацию.
  3. Далее он получает штамп, доверенность на перевозку и ключи.
  4. Ответственный работник компании перед сдачей денег предъявляет инкассатору документы, которые подтверждают его право распоряжаться деньгами. В явочной карте прописываются: номер сумки, название и адрес компании, код, телефон.

Правила проведения инкассации требуют, чтобы работник компании (обычно это кассир) предъявил такие документы:

  • Накладная к сумке.
  • Квитанция к сумке.
  • Образец пломбы.

Кассир должен быть рядом с инкассатором в момент проверки пломбы на целостность, проверять правильность и точность заполнения документации. Если при заполнении явочной карточки допущена ошибка, то ее можно исправить и подтвердить верность исправления подписью кассира. Если сотрудник отказывается сдавать сумку с деньгами, то пишет в специальной графе слово «отказ». Сопроводительные документы в этом случае подтверждают, что ответственность за сохранность не перешла от компании к инкассаторам.

После того как сумка доставлена в банк, банковский сотрудник проверяет записи, которые имеют препроводительные документы. Он проверяет сумку на повреждения, смотрит пломбу и соответствие номера на сумке тому, который прописан в накладной. Если требования соблюдены, то работник банка принимает наличные. В конце инкассаторы сдают штамп, ключи, доверенность и карточки. На этом процесс сдачи закончен. Инкассация для физических лиц, по сути, проходит аналогично. Именно так и происходит оформление бумаг, а затем процесс перевозки финансовых средств.

Передать деньги из кассы организации в банк с помощью инкассации – это самый проверенный и надежный способ. Для наличных денег такая перевозка будет безопасной и быстрой. Главное – заполнить верно всю документацию.

zhazhda.biz

порядок ее осуществления :: BusinessMan.ru

Инкассация денежных средств – это сбор финансовых ресурсов, расчетных и платежных документов, а также векселей клиентов любого банковского учреждения из кассы инкассаторами с обеспечением сохранности до сдачи в тот или иной банк и последующим зачислением на клиентский расчетный счет.

Основные задачи инкассации

  • Доставить выручку с торговых предприятий в банковские учреждения.
  • Доставить денежную выручку со всех торговых точек коммерческих субъектов в их офисы для сдачи в банк в дальнейшем.
  • Доставить деньги из банковского учреждения в кассу предприятия для обеспечения выдачи оттуда зарплаты для сотрудников.
  • Обеспечение перевозки денежных средств в торговые места при оформлении банковского кредита под покупку.
  • Доставка средств в различной валюте из банковского учреждения в обменный пункт.
  • Перемещение наличности между филиалами банков.
  • Сопровождение и охрана банковских сотрудников при перевозке ценных бумаг.

Инкассация денежных средств различных субъектов хозяйствования позволяет безопасно и оперативно перечислять выручку на счет, а также обеспечивает кассу, как в целом по предприятию, так и отдельные его торговые точки мелкими купюрами и разменной монетой. Инкассация может предполагать перевозку и прочих материальных ценностей и важных документов.

Функции службы инкассации

Служба инкассации любого банковского учреждения должна представлять собой команду высококвалифицированных специалистов, качественно осуществляющую данную работу, связанную с перевозкой различных видов ценностей (денежных или валютных). Помимо обычной доставки наличных денег, указанной службой осуществляется подбор купюр необходимого достоинства и разменной мелкой монеты.

Экономия расходов предприятия на инкассации

Заключение субъектом хозяйствования договора с банковским учреждением на доставку наличности в банк позволяет сэкономить в определенной степени рабочее время. При этом сотрудники данного предприятия уже не несут ответственность за сохранность наличных средств, что избавляет их от стресса. В целях экономии небольшими предприятиями или индивидуальными предпринимателями, находящимися в одном здании, заключаются совместные договора, и инкассация денежных средств проводится одновременно у всех.

Благодаря тому, что у каждого субъекта хозяйствования существует свой график работы, то со службой инкассации согласовывается удобное время для выемки наличности на протяжении рабочего дня. Инкассация денежных средств банком для юридических и физических лиц проводится в соответствии с заключенным договором, содержащим следующие сведения: стоимость инкассации, периодичность сбора наличности и гафик выездов.

Привлечение банком сторонних организаций

Зачастую для перевозки наличности банковское учреждение привлекает организацию, оказывающую соответствующие услуги (перевозка ценных грузов). В этом случае инкассация денежных средств проводится только после заключения с сотрудниками этой организации договора о полной материальной ответственности. При осуществлении операции, связанной с перевозкой наличности, сразу несколькими работниками-инкассаторами, разграничить их ответственность за ущерб, который может быть причинен, нет возможности. Поэтому должен быть заключен договор о коллективной материальной ответственности.

Если инкассация наличных денежных средств проводится с привлечением сторонних организаций, то функции должны быть разделены следующим образом:

  • Субъект хозяйствования обеспечивает подготовки специальной сумки с деньгами, сдает ее инкассатору и оплачивает все услуги, как самого инкассатора, так и банка.
  • Специалист в оговоренные часы и дни осуществляет инкассацию от уполномоченного лица предприятия с доставкой в кассу банковского учреждения денежных средств. В случае необходимости иногда осуществляется временное хранение в соответствующем инкассационном подразделении.
  • Банком принимаются сумки с наличностью, осуществляется пересчет денежных купюр и зачисление их на счет предприятия.

Порядок инкассации денежных средств

Для каждой организации, занимающейся инкассацией наличных денег, ежемесячно в банке оформляются специальные номерные карточки, формы которых утверждены соответствующим Положением ЦБ РФ. В этой явочной карточке в обязательном порядке должны быть указаны следующие сведения: номера сумок, которые закреплены за той или иной организацией, наименование, код, адрес, телефон, а также время завершения рабочего дня и заезда инкассаторов.

Перед выездом инкассаторы должны получить: пустые сумки, доверенности на инкассацию и перевозку наличности, ключи, штамп и явочные карточки.

По прибытии на предприятие, инкассация денежных средств, инструкция по проведению которой должна обязательно быть в наличии на этом субъекте хозяйствования, проводится соответствующим специалистом только после предъявления таких документов:

  • удостоверения;
  • доверенности на инкассацию денежных купюр;
  • явочной карточки;
  • пустой сумки, закрепленной за клиентом.

Прием наличных средств банком

При приеме инкассаторской сумки банковский сотрудник должен проверить соответствие записей во всех сопроводительных документах:

  • сопоставление накладной и явочного листа при сдаче сумки инкассатором;
  • сопоставление накладной и квитанции при сдаче сумки работником.

Также должно быть проверено:

  • отсутствие на сумке с деньгами повреждений;
  • целостность самой сумки, а также пломбы на ней;
  • соответствие номера сумки с тем, что указан в накладной.

businessman.ru

Инкассация денежных средств: суть, организация, особенности услуги

Инкассация денежных средств — это:

  • Услуга, предоставляемая банком или специальным учреждением, занимающимся транспортировкой ценностей.
  • Составляющая часть функционирующей системы наличного оборота.
  • Передача компаниями (юрлицами, ИП) финансовых активов на хранение в кредитной структуре с привлечением специальных организаций.

Инкассация денежных средств: что перевозится?

По законодательству к ценностям можно отнести:

  • Наличность, а также прибыль, которая превышает установленный лимит. Услуга подразумевает транспортировку денег в банк для последующего зачисления на расчетный счет.
  • Ценные бумаги и валюта.
  • Документы, имеющие платежную, финансовую и коммерческую ценность для компании.

Характерной чертой инкассации денег является передача полномочий специальной службе с обязательным оформлением соглашения и проведением оплаты за работу. Услуга инкассации может осуществляться:

  • Частным охранным предприятием (обязательно наличие лицензии ЦБ РФ).
  • Специальным отделением финансового учреждения.

Читайте также — Самоинкассация: назначение, инструкция, основные правила

Услуги инкассации

Рассматриваемая процедура подразумевает не только транспортировку наличных в кредитную организацию на хранение, но и ряд других услуг:

  • Транспортировка наличных и других материальных ценностей в кассу компании.
  • Зачисление денег, которые привезены инкассаторской службой, на расчетный счет.
  • Перемещение наличности между филиалами компании.
  • Осуществление обмена более мелких денег на купюры крупного номинала.
  • Транспортировка бумаг заказчика (производится вместе с инкассаторской услугой по перевозке наличных).
  • Перемещение ценных бумаг и так далее.

Организация инкассации

Процесс перевозки наличности и материальных ценностей имеет определенную организацию. При этом финансовое учреждение может вывозить средство клиентов лично или же нанимать для выполнения работы инкассаторские службы (после оформления договоров). Юридическое лицо или ИП должны пользоваться услугами тех инкассаторов, которые были предложены обслуживающей кредитной организацией. Привлечение других служб возможно в том случае, когда средства перевозятся в другое финансовое учреждение.

Инкассация денежных средств: организация процесса:

  • Готовятся деньги (материальные ценности) для перевозки.
  • Оформляются бумаги, обмениваются купюры (если это необходимо).
  • Средства передаются инкассаторам, складываются в сумку и пломбируются.
  • Осуществляется перевозка груза в сопровождении обученных людей на бронированной машине.
  • Средства принимаются в банке (если рабочий день завершен, ценности должны содержаться в офисе инкассатора).
  • Привезенные деньги пересчитываются и проверяются.
  • Наличность зачисляется на расчетный счет клиента.

По правилам до оказания услуги между компанией и специальной службой должен оформляться договор. В документе оговариваются особенности перевозки наличности, а также ответственность каждой из сторон при появлении форс-мажорных обстоятельств. Кроме того, организация инкассации имеет ряд нюансов:

  • Графики и условия изъятия, а также последующей перевозки денег должны быть точно согласованы и неукоснительно выполняться.
  • По условиям соглашения компания, которая заказывает инкассацию денежных средств, должна гарантировать доступ в помещение, где и будет происходить передача материальных ценностей.
  • До начала процесса обязанность инкассатора — передать удостоверение.
  • Транспортировка должна производиться исключительно в специальных сумках с пломбами и на бронированном транспортном средстве.

Услуга инкассации денежных средств — ключевой этап в работе любой компании или ИП, нуждающегося в периодической сдаче наличности или перевозке ценностей. Привлечение специальных служб обеспечивает сохранность денег, их доставку в финансовое учреждение или другую оговоренную договором точку. Главное — внимательно подойти к организации процесса и четко следовать утвержденным правилам.

raschetniy-schet.ru

предоставление услуги для юридических лиц, правила и стоимость, что значит, бланк

Деятельность большинства коммерческих структур связана с получением выручки от продажи товаров и услуг в натуральном денежном выражении. Большая часть такой выручки в целях безопасности, а также по требованию законов, регулирующих обращение и хранение наличных средств, должна сдаваться в банковские структуры.

Подобную процедуру возможно осуществлять посредством инкассации – специальной услуги, предоставляемой банками и сторонними организациями, которая заключается в перенаправлении денег от места расположения клиента до учреждения, куда они будут сдаваться.

Содержание статьи

Зачем нужна и что значит

Основными целями проведения инкассации являются следующие:

  1. Соблюдение требования передачи средств в банковское учреждение в соответствии с положением Банка России «О порядке ведения кассовых операций на территории РФ». В первую очередь, данное требование связано с установленным во многих организациях лимита кассы – допустимой величины остатка средств. Все наличные сверх такого лимита подлежат обязательному помещению на счет банка, с которым у фирмы имеется договоренность и в каком открыт счет.
  2. Обеспечение безопасности материальных ценностей физических и юридических лиц. Разумеется, каждая отдельная фирма, производство, торговая точка своими силами обеспечивают сохранность денег путем введения в штат охранников, сторожей, устанавливая сигнализацию, системы видеонаблюдения. Хранение же денег в банке в разы повышает меры безопасности, кроме того позволяет осуществлять при возможности большинство расчетов в безналичной форме.

Осуществление сдачи наличных на соответствующие банковские счета может проводиться одним из таких способов:

  1. Самостоятельной доставкой в кассу банка. Такой способ сопряжен с необходимостью транспортировки их при помощи имеющихся сотрудников и обеспечению дополнительных мер безопасности до момента передачи в кассу.
  2. При помощи федеральной почтовой связи.
  3. В автоматические сейфы – своего рода терминалы, выполняющие роль касс, куда вкладывается определенная сумма с предварительным указанием счета, на который подлежат зачислению.
  4. При помощи инкассаторской службы: подобная служба может являться структурным подразделением банка, в котором открыт счет у ИП или ООО, обособленной организации – специализированной инкассаторской службы, которая имеет лицензию, позволяющую оказывать подобные услуги.

Не зависимо от того, воспользуетесь ли вы услугами банка или же обратитесь в стороннюю организацию, при помощи услуг службы инкассации можно осуществлять такие действия:

  • доставлять выручку от ведения деятельности в виде наличных в банковские учреждения;
  • транспортировать денежную выручку от торговых точек, филиалов ИП или ООО в главный офис для последующей централизованной сдачи в банковскую организацию;
  • перевозка денежных средств на место приобретения материальной ценности организацией;
  • сбор и перевозка средств из отдельных структурных подразделений организации в банк;
  • сопровождение для обеспечения безопасности сотрудников фирмы, транспортирующих ценные бумаги и деньги в место их хранения;
  • доставка денег из банковской организации на офис или отдельный филиал для использования на расходы – заработная плата, проведение расчетов с контрагентами в наличной форме;
  • доставка разменной монеты по предварительному заказу.

Стоимость услуг

Стоимость оказания услуг инкассации может существенно отличаться, ее величина зависит от следующих факторов и условий:

  1. Суммы денежных средств, которая будет транспортироваться. Как правило, величина оплаты рассчитывается в определенном процентном соотношении к инкассируемой сумме от 0,1 до 2% к ее величине. Чем больше будет транспортироваться средств, тем меньше будет процент, доходя до своего минимального значения, которое отдельно определяется инкассаторской службой.
  2. Удаленности точки клиента, с которой перевозят средства, от банковской организации, куда их необходимо доставить.
  3. От частоты проведения инкассаций. На разовые случаи, как правило, услуги стоят больше. Если же заключается договор на постоянной основе, когда, к примеру, забор средств происходит ежедневно, то цена уже будет ниже.
  4. От необходимых мер предосторожности, которые желает видеть клиент. Как вариант, клиенту предоставляются стандартные условия и при его желании усиления мер безопасности цена уже будет повышаться.
  5. От вида услуг, которые будут оказываться – будет ли это сопровождение сотрудников организации, перевозящих деньги или же самостоятельная доставка.
  6. От тарифов банковской организации или отдельной инкассаторской службы. Данный фактор может также изменяться в зависимости от региона, в котором она расположена, территории, на какой она может осуществлять свою деятельность.

Порядок проведения

Порядок проведения инкассации предполагает ежемесячное оформление номерных явочных карточек 0402303, содержание которых регламентируется Положением Банка России. Информация, отмечаемая в них, следующая:

  1. Номера инкассаторских сумок, в которых перевозятся денежные средства. За каждой отдельной точкой закрепляется несколько единиц и при заборе денежных средств в одной вторая оставляется на фирме, магазине, предприятии.
  2. Полное наименование и адрес организации, которая пользуется инкассаторскими услугами.
  3. Номер телефона для связи (действующий).
  4. Режим работы – выходные дни, график в течение дня.
  5. Время, в которое осуществляется приезд инкассаторской службы.

Документы для скачивания (бесплатно)

Порядок осуществления инкассации следующий. Перед выездом инкассаторской службы происходит получение:

  1. Пустых сумок для организации.
  2. Доверенности на получение средств от фирмы. Лицо, которое будет осуществлять передачу средств в обязательном порядке каждый раз обязано проверять ее наличие и отдельно обращать внимание на срок действия такого удостоверения.
  3. Явочной карточки.
  4. Удостоверения о том, что данное лицо действительно является действующим сотрудником инкассаторской службы.

Ответственный работник организации за определенное время до приезда инкассаторской службы готовит сумку с наличными средствами:

  1. Пересчитывает сумму, которая будет сдана.
  2. Готовит сопроводительную ведомость (накладную). Один образец накладной вкладывается вместе с деньгами в сумку, второй образец остается в организации как подтверждение сдачи средств. В зависимости от службы, осуществляющей прием денег, может еще быть необходим третий экземпляр, который передается лично в руки инкассатора. Накладная должна содержать в себе такие данные – наименование организации и ее основные реквизиты, дату передачи денег, точную сумму (по правилам некоторых организаций производится отражение покупюрного количества), фамилию ответственного лица, осуществлявшего сбор денег, номер инкассаторской суммы.
  3. Сумка с наличными и вложенной ведомостью проверяется на целостность, затем закрывается и запечатывается при помощи пломбы с оттиском фирмы (он содержит краткое название, номер).

Осуществляется приезд службы в строго определенное время. Причем если кассир или ответственный работник не успевают вовремя подготовить наличные, и из-за этого происходит сбой в движении инкассаторской машины, в зависимости от условий договора они могут наложить определенный штраф на организацию (которая, в свою очередь, вправе взыскать ее величину с ответственного лица).

Инкассатор при приезде предъявляет документ с места работы, а также доверенность на осуществление перевозки денежных средств.

В присутствии кассира осуществляется проверка целостности сумки, правильности заполнения ведомости и достоверности всех указанных реквизитов. Дополнительно инкассатор проверяет у ответственного лица образец оттиска пломбы, который должен находиться вблизи с денежным сейфом (или же непосредственно в нем).

Кассир ставит отметку в явочной карточке, где указывает точное время передачи средств, номер инкассаторской сумки и сумму. Инкассатор подписывает предоставленную ведомость на выдачу денежных средств и подписывает ее. Данная ведомость служит основанием для создания расходной ведомости и обычно прикалывается к ней.

В том случае, если инкассатор при проверке обнаружит нарушенную целостность сумки или поставленной пломбы, то наличные средства не принимаются.

Если работником инкассаторской службы замечены какие-либо неточности в составлении сопроводительной ведомости, кассир имеет право сделать исправление путем создания новой в том случае, если это действие не займет много времени и не нарушит точный график движения машины.

В том случае, если по каким-либо причинам служба инкассаторов вынуждена осуществить повторный заезд (не успели вовремя собрать и вложить сумму, были замечены ошибки в ведомости и т.д.), тогда в явочной карточке делается соответствующая пометка.

Если сумка не сдается инкассатору, в явочной карточке проставляется «отказ» и указывается его причина. Данная отметка заверяется подписью кассира или ответственного лица.

Если в определенный день (обычно это выдача заработной платы) кассир не будет сдавать наличность, в таком случае осуществляется предупреждение службы по рабочему телефону, который внесен в реквизиты организации при составлении договора на инкассацию.

Как проводится сдача наличных денег в банк, можно узнать из данной инструкции.

znaybiz.ru